В связи со значительным расширением штата, у нашего клиента возникла необходимость в единой и актуальной базе данных сотрудников, где в HR-системах указана текущая информация о них, а смена фамилии или payroll (платежных) данных ни у кого не вызывала проблем.
Отсутствие механизма синхронизации данных и бесконечные рутинные задачи
— Правильная идентификация сотрудника для исключения багов при обновлении и синхронизации баз данных
Распределение и синхронизация информации по базам данных отделов компании
— Автоматическая валидация, чат-бот с подсказками и человек принимающий решение
HR-сервисы как первичная база данных в компании
Визуализация организационной структуры онлайн
Управление рабочими профилями и доступами в Google Workspace и корпоративном чате
— Улучшение коммуникации внутри компании
— Оформление корпоративных Google-контактов
— Оформление корпоративных профилей в Slack
Корректный расчет бонусной оплаты для сотрудников
Результаты внедрения автоматизации потока и хранения данных
Отсутствие механизма синхронизации данных и бесконечные рутинные задачи
В компании для работы с информацией о сотрудниках использовали несколько сервисов. К тому же отсутствовал единый ID для каждого — в различных сервисах человеку был присвоен свой вариант идентификатора или вовсе не присвоен.
Это приводило к проблемам с синхронизацией данных в отделах компании. Соответственно, и достоверную информацию о человеке получить было очень сложно. В дальнейшем из-за этого зарождались ошибки с вполне обыденными вещами:
- Смена фамилии. Доступы к корпоративным сервисам выдавались по фамилии, и чтобы ее изменить приходилось обращаться к разработчикам, ждать новые пароли и смену профиля. К тому же, летела на переделку бухгалтерская и аналитическая отчетность.
- Замена платежных реквизитов. Эти данные могли меняться очень часто, и объем работы возрос пропорционально, когда сотрудников в компании стало более 700: бухгалтер тратила дни на то, чтобы вручную менять реквизиты.
Поскольку компания международная, то эта проблема стояла еще острее — люди переезжали, меняли фамилии, женились, меняли банки, и все это в десятках стран.
- Смена должности. Например, новый сотрудник договаривается об определенной должности с руководителем, который случайно забывает сообщить в HR-отдел об этом. HR смотрит на приказ о выходе и думает, что человек там же где и был, а аналитики начисляют бонусы на смеси того как им сказали их руководители/или иные сотрудники и старых данных.
Правильная идентификация сотрудника для исключения багов при обновлении и синхронизации баз данных (ID или не ID, вот в чем вопрос)
Ошибочно полагать, что имейл или ФИО-данные сотрудника — это ключ, по которому можно идентифицировать его в базах данных. На практике это плохое решение, так как имейл устаревает сразу же. Например, пришел человек в компанию, ему выдали почту и присвоили имя, а на следующий день у него уже может быть другое имя, должность или департамент и, соответственно, другая почта. Кроме этого многие люди в паспорте имеют одну фамилию, а в рабочем чате, например, хотят указывать другую фамилию, и для них это критично.
Не только наш заказчик, но и многие другие компании предпочитают выстраивать БД и оргструктуру в Google Sheets или стандартном Excel, где такие таблички разрастаются до неимоверного количества строк, столбцов и неточностей. И если завязать на них большинство процессов, то конечно же возникнет уйма ошибок при попытке автоматизировать их.
На Excel сервисах невозможно построить безбаговые БД, так как Google ограничивает нас по числу запросов, а изменение состава данных в таблицах, которое происходит постоянно, заставляет переделывать логику системы. Возникают баги и путаница из-за невозможности обратиться к колонке по-нормальному, а в БД на софтах эти проблемы решены.
Из имеющихся у клиента таблиц мы собрали одну техническую в Airtable с базовыми сущностями по сотрудникам — ID, которые присваиваются в HR-системе.
Для сотрудников, которые предпочитали для работы и создания отчетов пользоваться первоначальной таблицей в Excel, мы создали зеркало базы данных из Airtable в Google Sheets. Это зеркало также используется в качестве резервной копии (backup file) и хранится на Google Drive компании.
Распределение и синхронизация информации по базам данных отделов компании
Глобализацию корпоративных сервисов обеспечили через интеграторы, которые обращаются к уникальному идентификатору поля табличной БД в Airtable.
Благодаря гибкости инструментов как Zapier, Make (бывший Intergomat) и Workato можно куда угодно заносить информацию и использовать в качестве БД, например, реляционная БД в Airtable. Или развернуть БД на своем сервере, например, PostgreSQL и обращаться туда через запросы.
Суть внедряемого потока данных заключалась в том, чтобы:
- единая БД контролировалась из одного центра управления (отдела), в то время как каждому другому отделу компании отображались только те данные, которые относятся к их рабочей деятельности.
- автоматизировать процесс изменения данных, предоставляя эту возможность исключительно уполномоченным лицам, а не всем сотрудникам компании.
- освободить сотрудников от монотонных и повторяющихся задач по ежедневному заполнению электронных таблиц.
Автоматическая валидация данных, чат-бот с подсказками для исправления и человек принимающий решение
Архитектура контура включает в себя автоматизацию валидации данных для максимального исключения человеческого фактора при формировании договоров с кандидатами и сотрудниками, при создании пользователя и выдачи ему доступов к корпоративным сервисам.
Автоматическая валидация данных, в связке с чат-ботом и автоимейлами, отслеживает неверную или неточную информацию. Это исключает отправку и подписание документа сформированного с ошибками (например, рекрутер ошибся и поставил з/п на нолик больше) или выдаче лишних доступов (например, техподдержка выдала больше доступов, которые не должны были быть выданы).
Георгий Нестеренок
Low-code разработчик в WB—Tech
Например, заполненный договор должен отвечать определенным параметрам, которые сравниваются с шаблоном. Если автоматизация находит отклонения от шаблона, то документ возвращается на доработку тому, кто ответственен за конкретное поле внесения информации.
Кандидат получает сообщение в рабочий чат или на почту с перечислением что конкретно нужно исправить/дописать/указать.
Вся информация для создания контракта берется из БД AirTable. В процессе создания идет валидация, чтобы исключить большинство ошибок и только после ее прохождения создается контракт в SignNow. И уже полностью заполненный контракт отправляется рекрутеру на проверку, после чего он подписывает его. То есть рекрутеру ничего не нужно заполнять, он получает сразу готовый контракт с данными.
При помощи специальной кнопки любая сторона, которая подписывает документ, может отклонить данные и отправить их на доработку. После исправления, ответственный за проверку/согласование данных снова принимает решение о правильности и, при положительном результате, нажимает кнопку подтверждения/подписать. Например, бухгалтер подтверждает верность указанных сотрудником платежных реквизитов, так как по ним должна своевременно осуществляться оплата труда.
Самый главный поинт этого процесса — разгрузить людей от повседневной рутины, чтобы они могли заниматься более увлекательными и интересными задачами. К примеру, это снимает большую часть работы с рекрутеров, которые постоянно должны вносить кучу данных в кучу таблиц, писать всем «Привет, а переделай/исправь вот это…», писать лидам команд о выходе нового человека и др.
Николай Крестов
Low-code разработчик в WB—Tech
HR-сервисы как первичная база данных в компании
Информация во всех сервисах актуализируется мгновенно на основе данных из HR-системы. На практике это значит, что если кто-то захочет вручную поменять информацию в любом другом сервисе, она вернется к своему первоначальному значению уже на следующий день.
Если сотруднику необходимо изменить какую-либо информацию о себе, то он заполняет специальную Google form и после этого данные идут на проверку финансовому менеджеру, который их согласует или нет.
Мы выбрали использование Google формы, так как она предоставляет аутентификацию через учетную запись Google. Аутентификация через учетную запись Google соответствует высоким требованиям безопасности, которые необходимы для работы с персональными данными.
Георгий Нестеренок
Google-форма связана с Airtable посредством автоматизаций. В нашем случае, данные в форму уходят с помощью Automation Airtable, а данные заполненные пользователем отправляются в Airtable посредством Apps Scripts. Таким образом, использование формы и Airtable обеспечивает надежную защиту информации.
Рекрутерам больше не нужно тратить время на заполнение данных сотрудников, так как в большинстве случаев уведомление пользователю отправляется автоматически на этапе валидации что и где нужно заполнить.
Даже если данные все же не подходят, HR-специалисту не нужно менять их вручную. Он просто пишет комментарий в Airtable о проблеме и отклоняет полученные персональные данные (ставит статус declined). Сотрудник автоматически получит комментарий от бухгалтера и ссылку на форму, чтобы ввести корректные данные. А бухгалтер, в свою очередь, получает новые данные на согласование через интуитивно понятный интерфейс для него.
Также из интеграторов в HR-систему есть обратный ход данных, например для обновления имени. Для того чтобы автоматизации корректно работали, заполняемые данные о сотруднике должны быть указаны латиницей, поэтому они проходят валидацию в интеграторе, где в последнем создается таск на пробейшен.
Допустим, что в google-форме кандидат указал свое полное имя на русском языке. При создании карточки кандидата в HR-системе, автоматизация заполняет и сохраняет написание ФИО кириллицей. Затем запускается процесс (модуль в запе) проверки соответствия заполнения ФИО стандартам компании. Автоматизация переписывает ФИО латиницей и перезаполняет соответствующие строки в HR-системе.
Также в google-форме можно указать и иные символы, например арабские, иврит или псевдолатиницу. Здесь уже ответственность за правильность указанных данных лежит главным образом на рекрутере, так как автоматически переводятся только имена на кириллице.
Визуализация организационной структуры онлайн
Со штатом более 700 человек сделать красивую и информативную оргструктуру — сложная задача, так как многие платные инструменты строят схему просто непросматриваемой. Они расползаются в горизонталь и в нормальном масштабе видно 1 человека, а в крупном — далеко не полная картина.
Остановились на том же сервисе, в котором построили техническую базу данных — Airtable. С помощью внутренних приложений создали наглядную оргструктуру компании: видны отделы и кто в них работает, кто кому подчиняется, подразделения списком или вся компания.
Теперь каждый человек может посмотреть в каком он отделе и какие еще есть отделы, это облегчает коммуникацию. Ведь если знаешь кто за что отвечает и кому нужно написать, то это уже половина дела.
Николай Крестов
Пополняется и управляется из одной точки — базы данных рекрутеров. Все изменения о должности и статусе сотрудника отражаются в ней сразу же. Для примера, когда принято решение о приеме кандидата и заключен договор, автоматизация вносит информацию о новом сотруднике в техническую базу данных и отображает его в соответствующей ветви организационной структуры.
Аскер Рагимов
Сертифицированный Zapier-эксперт, Low-code разработчик в WB—Tech
Управление рабочими профилями и доступами в Google Workspace и корпоративном чате
После того как техническая БД пополняется данными о новом сотруднике, автоматизация создает для него рабочий профиль в Google Workspace и мессенджере. В Google Workspace настраивается доступ сотрудника к необходимым для его работы сервисам, материалам, группам и др.
Мы настроили систему аутентификации пользователя, которая позволяет в одном месте отключать доступ к различным сервисам. Если отключить доступ к учетной записи Google, то автоматически блокируется доступ к другим сторонним сервисам, зависящим от учетных данных Google.
Улучшение коммуникации внутри компании
Рабочее взаимодействие в компании заказчика происходит либо в сервисах, завязанных на корпоративной Google-почте, либо в рабочем чате Slack, поэтому там должна содержаться актуальная информация о сотруднике.
Оформление корпоративных Google-контактов
Профили сотрудников организованы в Google Contacts, по которому можно узнать кто вам пишет, его должность, кто руководитель и др. Информация для заполнения профиля подтягивается из БД Airtable.
Если учетная запись нового сотрудника не была создана, то ответственная сторона, из-за чьих ошибочных данных/действий не был создан аккаунт, получает уведомление что нужно исправить.
Оформление корпоративных профилей в Slack
Информация о сотруднике в Slack-профиле теперь заполняется автоматически из БД Airtable, с помощью Zapier-автоматизаций. Это значит, что уволенные сотрудники, которых автоматизация удаляет из Google Workspace, также автоматически удаляются из Slack (доступно среди платных функций приложения).
Корректный расчет бонусной оплаты для сотрудников
Бонусы большинства сотрудников в компании клиента зависят от числа звонков. Начисляются они по-разному, а рассчитываются аналитиками на основе данных из BigQuery с визуализацией в Metabase. Доступ к аналитическим дашбордам есть у каждого сотрудника — для просмотра личных бонусов.
Сервис Google BigQuery удобен в работе с данными тем, что позволяет прописывать SQL-запросы, и, в сравнении с Google-таблицей, просматривается целиком.
BigQuery может дать срез данных как для аналитиков, так и для айтишников, например, обозначенные выше ID.
Базы данных аналитических сервисов автоматически пополняются из БД Airtable и данных из Google Workspace.
Результаты внедрения автоматизации потока и хранения данных
- Порядок в ресурсах и актуальная оргструктура —все видят реальную картину штата компании.
- Сохранение до 20% рабочего времени сотрудников разных отделов за счет уменьшения рутинной работы. Например, работа бухгалтера заключалась в отслеживании платежных данных и заполнении огромной таблицы на сотни сотрудников и десятки полей. И в среднем она обрабатывала 20 человек и занималась этим изо дня в день, помимо своей основной бухгалтерской работы. А сейчас — достаточно зайти в удобный Airtable, где есть вся информация.
- Минимизация ложных данных и, как следствие, человеческих ошибок. Это влияет на финансовые процессы и коммуникацию в команде. Раньше были ошибки в бонусах сотрудников за счет неактуальной информации о должностях, а также было доступно изменение информации о себе в Slack-профиле, что могло вводить в заблуждение относительно должности или департамента сотрудника.
Для синхронизации доступов мы использовали метод SSO. Поэтому, после создания запроса на увольнение в БД (сотрудник получает статус уволен в HR-системах), автоматически будет удален доступ к этой точке единого входа — Google-аккаунту. Далее информация обновится в BigQuery, сотрудник исчезнет из актуальной оргструктуры в Airtable, в Google-контактах появится его дата увольнения, закроется доступ в Slack и другие системы.
Появились вопросы или нужна консультация по проекту — напишите нам. Мы найдем самое удобное и эффективное решение для руководства, сотрудников и разработчиков.
P.S. О том, как мы настроили бесшовный онбординг и оффбординг в этой компании написали в статье.
