Документооборот компании мы поручили профессиональной аутсорсинговой бухгалтерии. Думали, этого достаточно. Но потом пришла проверка из банка (за 2 недели до Нового года). Наши предпраздничные дни прошли в обнимку с клавиатурой, принтером и кипой бумаг. После этого случая автоматизировали работу с договорами.
Теперь даже срочные документы оформляем быстро и без ошибок. На подготовку счета любого договора, акта, уходит не больше 5 минут. А за 15 минут можно поднять все документы компании и предоставить их для проверки (там, кстати, будет полный порядок). Делимся опытом.
Почему полное делегирование бухгалтерских задач не работает
У нас относительно небольшое количество сделок, чтобы держать штатного бухгалтера в режиме фултайм. Но и своими силами закрывать бухгалтерские вопросы не выйдет. Если что-то не учесть, не по форме или не в срок подать документы, денег потеряем больше, чем сэкономили на бухгалтере. Поэтому делегировали эту работу аутсорсинговой бухгалтерии. К сожалению, ожидания были завышены.
Какие бы крутые специалисты ни были на аутсорсинге, они работают в режиме многозадачности. Сейчас они, например, оформляют наши договоры. Через 5 минут кого-то консультируют. Еще через полчаса готовят отчет в налоговую для третьей компании. Только потом возвращаются к нашим счетам и актам выполненных работ.
Такой формат не устроил нас по ряду причин:
- Приходится долго ждать. Внешние специалисты обрабатывают запрос в порядке очередности. Когда нам срочно нужно оформить своего клиента и на кону крупная сделка, нет времени ждать.
- Много ошибок. Бухгалтер в спешке мог указать неполное назначение платежа, перепутать даты и номера договоров, актов, счетов, отправить контрагенту не те документы. Не раз по его вине затягивали время и краснели перед партнерами. А чтобы без штрафов пройти проверку, пришлось много чего переделать.
- Нет 100% делегирования. Полностью отдать бухгалтерию на аутсорс и забыть про нее не получилось. Все равно пришлось вникать во все документы и тратить время на их перепроверку.
Однако полезными для нас оказались консультации юристов, подготовка деклараций для налоговой и ряд других операций. Поэтому по-прежнему пользуемся услугами аутсорсинга бухгалтерии. А вот отношение к документообороту пришлось пересмотреть после банковской проверки.
Чем может аукнуться проверка из банка или налоговой
Однажды к нам все-таки пришли с проверкой сотрудники банка. Чтобы убедиться в легальности операций, они попросили предоставить основания для переводов:
- договоры и приложения (подписанные со стороны заказчика и клиента),
- акты выполненных работ (если они были выполнены).
Конечно, заверения о том, что мы работаем честно и просто не успеваем поддерживать документы в идеальном порядке, были безрезультатны. Сотрудники банка выдвигали различные подозрения:
- Договор и приложение под одним номером, а контрагенты разные. Что если вы просто выводите деньги из оборота через третьих лиц?
- Из назначения платежа непонятно, чем именно вы занимались. Отмываете деньги через подставную компанию?
- Отсутствуют приложения к договору. Вдруг вы уклоняетесь от уплаты налогов?
Да, банк не станет наказывать своих клиентов по собственной инициативе. Но они действуют по указанию смежных инстанций. Мы знаем, что другим компаниям в подозрительных ситуациях блокировали счета до выяснения обстоятельств. Мало приятного, особенно перед Новым годом, когда работа кипит. Хорошо, если удастся восстановить документы. Если нет, да здравствует Административный и Уголовный кодексы.
После банковской проверки документооборот никому больше не доверяем. Мы автоматизировали делопроизводство и ведем его сами.
Наведение порядка начинается с систематизации
1. Первым делом сформулировали важные для нас задачи, которые нужно решить за счет внедрения автоматизации делопроизводства.
Навести порядок в документах. Чтобы не было путаницы в договорах, актах и приложениях.
Ускорить оформление. Исключить ситуации, когда счет к договору или другой документ может подготовить только один человек (например, бухгалтер).
Избавиться от ошибок. Не должно быть двух разных договоров или актов с одинаковым номером. Назначение платежей, даты и другие реквизиты каждой из транзакций должны быть корректными.
Добиться универсальности. Всегда делаем так, чтобы наши разработки можно было внедрять в бизнес-процессы различных компаний.
2. После этого определили перечень документов, с которыми приходится работать.
- Рамочные договоры,
- приложения к ним,
- дополнительные соглашения,
- акты,
- счета.
3. Изучили все документы (входящие и исходящие). Разбили содержащуюся в них информацию на несколько категорий.
Типовые сведения. К ним относятся условия договоров, формы документов и т.д. Из этой информации создаем универсальные шаблоны с возможностью что-то поправить вручную (если понадобится).
Данные контрагента. Название компании, ФИО учредителя или ИП, ИНН и т.д. Когда первый раз работаем с контрагентом, заносим информацию в базу. Потом просто выбираем контрагента из списка.
Данные транзакции. Дата оказания услуги, сумма и т.д. Вносим информацию в приложение, а она дублируется в акте и счете.
4. Прописали все необходимые условия, которые нужно соблюсти, чтобы документы были оформлены юридически грамотно.
- У каждого документа должен быть свой уникальный порядковый номер.
- В актах и приложениях должны быть правильные ссылки на договор (номер и дата).
- К каждому приложению должен быть вовремя оформлен и подписан акт.
- Везде корректно проставлены данные контрагентов и т.д.
Если посмотреть на исходные данные со стороны, может показаться, что реализация всего этого дорого обойдется. Ведь нужно объединить различные типы данных, учесть десятки правил и отладить безошибочную работу системы. Наверняка кто-то подумал, что уйдут месяцы работы программистов и все это никогда не окупится. Но не будем делать поспешных выводов.
Автоматизировали документооборот без программистов
Мы поняли, что собрать систему автоматизированного документооборота можно из готовых веб-сервисов. За основу взяли документы, формы (+Form Publisher), облачный диск от Google и настроили их совместную работу при помощи Zapier.
Теперь работа с документами выглядит так:
- Мы как исполнители заполняем Гугл-форму, где указываем все необходимые данные для формирования договора и приложения. (Если мы заказываем услугу, подрядчик выбирает заведомо верные данные из выпадающих списков.)
- После заполнения формы готовые документы (с факсимиле подписи и печати) отправляются контрагенту, а также появляются в соответствующих папках Гугл-диска.
- Заказчик подписывает документы со своей стороны (если нужно, ставит печать) и возвращает обратно.
- Чтобы не забывать про счета и акты, мы настроили уведомления. Когда подходят сроки начала или окончания работ, приходит соответствующее напоминание. Остается открыть нужную форму и заполнить ее поля.
В течение года мы работаем с этой системой в собственном бизнесе. Оформление договоров теперь занимает минут 5 и в них нет нестыковок. Даты, номера документов и прочие реквизиты проставлены верно, так как создаются автоматически. В любой момент мы можем распечатать документацию с облачного диска и предоставить проверяющим органам. Остается лишь поддерживать в таком же порядке бумажные версии документов.
А если вспомнить, не так уж давно под конец каждого отчетного периода мы занимались всякой бумажной волокитой. Нудная и бессмысленная перепроверка документов только отвлекала от основной работы.
Вместо того чтобы зарабатывать деньги, приходилось висеть на телефоне с бухгалтером и объяснять, почему здесь так, а не иначе, почему к договору два приложения и один счет и т.д.
Прошлый Новый год с его банковской проверкой словно выпал из жизни. Вместо семьи, мандаринов и шампанского — сплошная бюрократия и нервные лица коллег.
Если вам тоже не по душе возня с документами, автоматизируйте этот процесс. Это не так сложно, как кажется. Чтобы разобраться с Zapier, не нужно быть программистом. Можно один раз посидеть неделю, изучить мануалы и все сделать самим. Как правильно структурировать информацию для автоматизации, мы рассказали выше. Сами мы уже прошли этот путь и можем помочь, если что-то у вас не получится или возникнут вопросы.
