Почему полное делегирование бухгалтерских задач не работает
Чем может аукнуться проверка из банка или налоговой
Наведение порядка начинается с систематизации
Автоматизировали документооборот без программистов
Документооборот компании мы поручили профессиональной аутсорсинговой бухгалтерии. Думали, этого достаточно. Но потом пришла проверка из банка (за 2 недели до Нового года). Наши предпраздничные дни прошли в обнимку с клавиатурой, принтером и кипой бумаг. После этого случая автоматизировали работу с договорами.
Теперь даже срочные документы оформляем быстро и без ошибок. На подготовку счета любого договора, акта, уходит не больше 5 минут. А за 15 минут можно поднять все документы компании и предоставить их для проверки (там, кстати, будет полный порядок). Делимся опытом.
У нас относительно небольшое количество сделок, чтобы держать штатного бухгалтера в режиме фултайм. Но и своими силами закрывать бухгалтерские вопросы не выйдет. Если что-то не учесть, не по форме или не в срок подать документы, денег потеряем больше, чем сэкономили на бухгалтере. Поэтому делегировали эту работу аутсорсинговой бухгалтерии. К сожалению, ожидания были завышены.
Какие бы крутые специалисты ни были на аутсорсинге, они работают в режиме многозадачности. Сейчас они, например, оформляют наши договоры. Через 5 минут кого-то консультируют. Еще через полчаса готовят отчет в налоговую для третьей компании. Только потом возвращаются к нашим счетам и актам выполненных работ.
Такой формат не устроил нас по ряду причин:
Однако полезными для нас оказались консультации юристов, подготовка деклараций для налоговой и ряд других операций. Поэтому по-прежнему пользуемся услугами аутсорсинга бухгалтерии. А вот отношение к документообороту пришлось пересмотреть после банковской проверки.
Однажды к нам все-таки пришли с проверкой сотрудники банка. Чтобы убедиться в легальности операций, они попросили предоставить основания для переводов:
Конечно, заверения о том, что мы работаем честно и просто не успеваем поддерживать документы в идеальном порядке, были безрезультатны. Сотрудники банка выдвигали различные подозрения:
Да, банк не станет наказывать своих клиентов по собственной инициативе. Но они действуют по указанию смежных инстанций. Мы знаем, что другим компаниям в подозрительных ситуациях блокировали счета до выяснения обстоятельств. Мало приятного, особенно перед Новым годом, когда работа кипит. Хорошо, если удастся восстановить документы. Если нет, да здравствует Административный и Уголовный кодексы.
После банковской проверки документооборот никому больше не доверяем. Мы автоматизировали делопроизводство и ведем его сами.
Навести порядок в документах. Чтобы не было путаницы в договорах, актах и приложениях.
Ускорить оформление. Исключить ситуации, когда счет к договору или другой документ может подготовить только один человек (например, бухгалтер).
Избавиться от ошибок. Не должно быть двух разных договоров или актов с одинаковым номером. Назначение платежей, даты и другие реквизиты каждой из транзакций должны быть корректными.
Добиться универсальности. Всегда делаем так, чтобы наши разработки можно было внедрять в бизнес-процессы различных компаний.
Типовые сведения. К ним относятся условия договоров, формы документов и т.д. Из этой информации создаем универсальные шаблоны с возможностью что-то поправить вручную (если понадобится).
Данные контрагента. Название компании, ФИО учредителя или ИП, ИНН и т.д. Когда первый раз работаем с контрагентом, заносим информацию в базу. Потом просто выбираем контрагента из списка.
Данные транзакции. Дата оказания услуги, сумма и т.д. Вносим информацию в приложение, а она дублируется в акте и счете.
Если посмотреть на исходные данные со стороны, может показаться, что реализация всего этого дорого обойдется. Ведь нужно объединить различные типы данных, учесть десятки правил и отладить безошибочную работу системы. Наверняка кто-то подумал, что уйдут месяцы работы программистов и все это никогда не окупится. Но не будем делать поспешных выводов.
Мы поняли, что собрать систему автоматизированного документооборота можно из готовых веб-сервисов. За основу взяли документы, формы (+Form Publisher), облачный диск от Google и настроили их совместную работу при помощи Zapier.
Теперь работа с документами выглядит так:
В течение года мы работаем с этой системой в собственном бизнесе. Оформление договоров теперь занимает минут 5 и в них нет нестыковок. Даты, номера документов и прочие реквизиты проставлены верно, так как создаются автоматически. В любой момент мы можем распечатать документацию с облачного диска и предоставить проверяющим органам. Остается лишь поддерживать в таком же порядке бумажные версии документов.
А если вспомнить, не так уж давно под конец каждого отчетного периода мы занимались всякой бумажной волокитой. Нудная и бессмысленная перепроверка документов только отвлекала от основной работы.
Вместо того чтобы зарабатывать деньги, приходилось висеть на телефоне с бухгалтером и объяснять, почему здесь так, а не иначе, почему к договору два приложения и один счет и т.д.
Прошлый Новый год с его банковской проверкой словно выпал из жизни. Вместо семьи, мандаринов и шампанского — сплошная бюрократия и нервные лица коллег.
Если вам тоже не по душе возня с документами, автоматизируйте этот процесс. Это не так сложно, как кажется. Чтобы разобраться с Zapier, не нужно быть программистом. Можно один раз посидеть неделю, изучить мануалы и все сделать самим. Как правильно структурировать информацию для автоматизации, мы рассказали выше. Сами мы уже прошли этот путь и можем помочь, если что-то у вас не получится или возникнут вопросы.
Никакого спама, только анонсы новых статей
ИП Гришанин Кирилл Олегович
ИНН 774313842609
Б. Новодмитровская ул., 36, стр. 12, вход 6,
Москва, Россия, 127015
Ahad Ha'am 54,Tel Aviv-Yafo,Израиль