Jira для HR-отдела: организуем базу данных о сотрудниках и автоматизируем управление персоналом

01 июля 2022

Рассказали о том, как организовали базу данных о сотрудниках, о процессах взаимодействия с сотрудниками, технических аспектах документооборота и бухгалтерии.

Jira для HR-отдела: организуем базу данных о сотрудниках и автоматизируем управление персоналом

Для чего нужна база данных сотрудников
Как организованы и автоматизированы процессы в базе сотрудников в Jira
Онбординг сотрудников
Создание папки нового исполнителя
Формирование договора
Проверка договора
Отправка письма
После подписания договора сотрудник подключается к рабочим процессам в компании
Выдача доступов
Знакомство с регламентами
Чем доска Сотрудников удобна самим сотрудникам
Логирование операционного времени
Как база сотрудников помогает в формировании оплаты труда
Вывод

Для чего нужна база данных сотрудников

База данных о сотрудниках выполняет ряд функций, как для менеджмента компании, так и для самих сотрудников.

  • Для менеджмента — это возможность быстро получить информацию о сотруднике, его контакты, позицию, проекты, линки к документам и др.
  • Для сотрудников — возможность посмотреть профили коллег и узнать немного больше о своей команде, а также вести свой собственный профиль, где сохранены ссылки на персональные документы и иная профессионально-личностная информация. Это как персональная страничка сотрудника, его рабочий стол, который можно организовать по желанию — хранить там ссылки, которые нужны в работе, добавить любую информацию, написать историю о себе и др.
Ведение задачи в таск-менеджере Jira как персональной карточки сотрудника из отдела кадров.
Пример заполнения карточки сотрудника. Часть информации внесена вручную, часть автоматизацией.

При этом в рабочем чате Slack также соблюдаем корректное заполнение профиля: участие в проектах, контакты для быстрой связи, рабочий статус и т.д.

В корпоративном мессенджере Slack профиль пользователя заполняется минимальными и достаточными данными, чтобы остальные коллеги имели представление с кем разговаривают и как связаться.
Профиль сотрудника в Slack.

У нас распределенная команда, и мы стараемся, чтобы все сотрудники знали друг друга. Создание открытой доски с профилями коллег, а также регламенты по работе в Slack — хороший способ наладить коммуникацию.

Как организованы и автоматизированы процессы в базе сотрудников в Jira

Мы писали о том, как у нас устроен рекрутинг — кандидат проходит воронку и в случае принятия оффера получает статус Принят (Apply).

Пример kanban-доски в Jira для HR-отдела.
Общий вид доски Кандидаты — колонки сформированы как статусы нашего HR-процесса.

Колонки канбан-доски могут быть переименованы в зависимости от принятых в компании процессов.

При изменении статуса новому сотруднику автоматически уходит письмо со ссылкой на форму создания договора, где необходимо указать паспортные данные и другую личную информацию, которая будет содержаться в договоре.

Онлайн-формирование договора с помощью сервисов Jira, Google формы и Zapier.
Договор между сторонами формируется интерактивно.
Конструктор документов и договоров с помощью сервисов Google форма и Zapier.
Пример требуемой информации для формирования договора.

Как только новый сотрудник заполнил форму — автоматизация создает карточку сотрудника на доске в Jira.

Онбординг сотрудников

Новая карточка сотрудника попадает в первую колонку канбан-доски со статусом Onboarding.

Пример kanban-доски в Jira Atlassian для организации HR-отдела.
Проект организован как канбан-доска, где можно увидеть статус сотрудника в компании — Новенький, На испытательном сроке, В команде или На подряде.

В карточку нового сотрудника автоматически добавляются данные:

  • уже известная информация о кандидате: контакты, позиция, дата старта работы,
  • ссылка на автоматически сформированный договор и персональную папку со всеми документами и сканами,
  • регламент действий для ответственного сотрудника, который занимается документооборотом в компании — этот же сотрудник назначается Исполнителем задачи.

Самый первый и главный процесс при приеме на работу — заключение договора: его формирование, согласование с руководителем и подписание. Заключение договора состоит из достаточно простых и рутинных действий, которые однако требуют высокой внимательности.

Рассмотрим подробнее, как мы автоматизировали этот процесс, чтобы сэкономить время и избавиться от человеческих ошибок.

Создание папки нового исполнителя

Прежде чем договор будет сформирован, нужно создать место, где он будет храниться — например, папка на Google Диске, где в будущем будут сохраняться все документы сотрудника. Ссылка на эту папку также должна быть в карточке сотрудника, а доступ к папке — у строго определенных людей. Подобного рода мануальные действия легко автоматизировать.

Автоматизация извлекает, например, из HR-таблички данные, которые о себе заявил человек. И в дальнейшем подтягивает в папку необходимые документы и файлы (приложения, табличка с чеками и др.).

Расположение всех документов в одном месте по определенному человеку важно не только с точки зрения системной организации базы данных, но также на этом завязано сопоставлении его финансовых и производственных учеток.

Формирование договора

Персональная папка сотрудника создана и в ней формируется Договор, в который подтягиваются данные из Формы договора. Как мы уже писали выше, вся автоматизация начинается именно с заполнения Формы договора.

В Форму договора помимо личной информации новый сотрудник прикладывает фотографию лица и паспорта — процедура удаленной аутентификации личности. Без этой фотографии договор не может быть согласован.

С точки зрения элементарной безопасности, когда новый человек приходит в компанию, у нас должны быть все необходимые данные по сотруднику. Мы должны быть уверены, что это реально существующий человек, паспортные данные в Форме соответствуют тем, что на фотографии, что он, например, самозанятый и др.

Как только папка и договор сформированы — автоматически создается карточка сотрудника на доске с четким регламентом действий по проверке договора со всеми ссылками.

Проверка договора

Сформированный договор проверяет компетентный сотрудник — это важная и неотъемлемая часть онбординга, которая проводится полуавтоматизированным способом. Стоит предусматривать и включать такие шаги в автоматизации, это избавит процессы от человеческих ошибок.

Заполнение карточки в таск-менеджере Jira с помощью автоматизаций и сервиса Zapier.
Проверка документов у нас также регламентирована: изложена по пунктам и со всеми необходимыми ссылками.

Ответственный сотрудник назначается Исполнителем задачи, также ему приходит уведомление в Slack от бота, что нужно проверить договор: личную информацию, дату договора, адрес, позицию и обязанностях сотрудника в компании, реквизиты, а также провести аутентификацию личности.

Настройка pin massages для чат-бота Slack и интеграция с сервисами Zapier, Google Документы и Jira.
Сообщения в Slack-чате с отсылкой по линкам сразу в сами документы.

Если со сформированным документом все в порядке — ставим лайк и письмо улетает на подписание новому сотруднику. Если нужно внести существенные изменения — ставим дизлайк и пишем в карточке в таск-трекере комментарий об этом.

Утверждение документов и отправка писем с помощью интеграции сервиса Zapier.
Палец вверх/вниз — простой способ согласования отправки документов.

Отправка письма

После того, как ответственный сотрудник поставил лайк — автоматически формируется и отправляется письмо. Это стандартное и рутинное действие, которое автоматизировано у нас во всех процессах, описанных в статье.

Автоматизация отправки писем из сервиса Jira с интеграцией Zapier и Google Документы или Google Форма.
Онлайн-согласование договора плюс автоматизация отправки писем — вполне удовлетворяет и заменяет встречи в офисе.

После подписания договора сотрудник подключается к рабочим процессам в компании

Выдача доступов

Сотруднику приходит на почту приглашение присоединиться в Slack и таск-трекер Jira.

Пример письма-рассылки для процесса онбординга нового сотрудника с раздачей ссылки на Slack-чат и иные корпоративные сервисы.
Письмо со ссылкой для входа в корпоративный чат.

Также автоматизация подтягивает данные о реквизитах сотрудника и создает запись в учетной системе Финолог (это также может быть, например, 1C) для финансового учета.

Знакомство с регламентами

Как только сотрудник заходит в Slack, автоматизация присылает ему сообщение-приветствие, где указаны ссылки на регламенты — общие принципы общения и работы в команде, время еженедельных планерок, как работать с таск-трекером и к кому обращаться по разным вопросам.

Интеграция сервиса Zapier для автоматизации шаблонных действий при онбординге нового сотрудника. Знакомство новичка с регламентами компании.
Автоматизация, которая предоставит новому сотруднику ссылки на необходимые регламенты для начала работы.

Чем доска Сотрудников удобна самим сотрудникам

Мы коротко описали основные этапы онбординга. Как только он закончен — карточка переходит в статус Probation (Испытательный срок).

Теперь это личная карточка сотрудника, которую также могут увидеть другие члены команды — узнать, в каких проектах работает сотрудник, зайти на его личную доску или почитать историю о том, как он попал в команду. Карточка сотрудника также отражается на личной доске, т.к. с переходом в статус Probation Исполнителем становится сам сотрудник.

Логирование операционного времени

В личной карточке сотрудник может логировать операционное время: думал, читал, залипал, рабочие диалоги и др. Это очень неочевидная идея. Кажется, что если ты пьешь кофе с коллегами — это не рабочее время, но в это время отдыхает голова, а если общаешься с коллегой по рабочему вопросу, то это напрямую влияет на решение рабочих задач.

Благодаря логированию времени — сколько уходит на код, общение и диплой, многое поддается прогнозированию о деятельности компании и работников.

Сложно логировать операционку, но возможно.

Как база сотрудников помогает в формировании оплаты труда

У сотрудников на проектной занятости есть индивидуальная таблица, ссылка на которую находится в карточке сотрудника в Jira. В таблице фиксируются даты платежей и чеки.

Как это происходит:

1. Каждый месяц приходит сообщение сотруднику в Slack, со ссылкой на приложение, куда нужно внести задачи из Jira, которые он выполнил за месяц. Так как сотрудник на проектной занятости, то эти задачи напрямую влияют на его вознаграждение.

Пример использования bookmark links в Slack.
В Slack есть букмарка, по которой можно зайти в Jira с настроенным фильтром — он покажет выполненные задачи за прошедший месяц.

2. Дальше подключается финансовая автоматизация, которая создает все документы и сообщает ответственному сотруднику о необходимости оплатить работы.

Пример использования pin messages для организации финансовых процессов в Slack.
Не нужно запоминать и контролировать заполнение документов, автоматизация все по расписанию делает сама и присылает уже готовые ссылки в рабочий чат.

Все документы улетают по нужным папкам: без траты времени на ручной документооборот, не нужно отдельно создавать счета и акты — так исключается риск человеческого фактора.

Вывод

В своих карточках сотрудники могут описать историю как попали в компанию, и эта информация будет находится в открытом доступе. Так можно узнать о своих коллегах, тогда как многие находятся на удаленке, но есть желание ощущать себя в команде.

Набрав в поиске задач имя или фамилию человека, отобразится необходимая карточка. Также можно ознакомиться с личной доской и задачами сотрудника по ссылке в этой карточке.

Если возникли вопросы или нужна помощь в автоматизации учета и управления информацией о сотрудниках — напишите нам!

P.S. Доска Сотрудники создавалась не только для ведения базы данных и упрощения рутинного документооборота, но и также как часть большой работы по финансовому планированию — прибыльности проекта. Об этом расскажем в следующей статье.

Автор статьи
Кирилл Гришанин
Последние 10 лет руковожу командой аналитиков, дизайнеров и разработчиков

Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей

Наши клиенты

WBTech - Клиенты - МТС
WBTech - Клиенты - Высшая Школа Экономики
WBTech - Клиенты - Лента
WBTech - Клиенты - Верный
WBTech - Клиенты - Рамблер
WBTech - Клиенты - Совкомбанк
WBTech - Клиенты - Билайн
WBTech - Клиенты - Леруа Мерлен
WBTech - Клиенты - Ульяна Сергеенко
WBTech - Клиенты - Правительство Москвы
ИП Гришанин Кирилл Олегович
ИНН 774313842609
Коворкинг Starthub
Б. Новодмитровская ул., 36, стр. 12, вход 6, Москва, Россия, 127015
Коворкинг Wework
Ahad Ha'am 54, Tel Aviv-Yafo, Израиль