Избавили рекрутеров компании со штатом 700 сотрудников от рутинной работы, настроили бесшовный онбординг и оффбординг и помогли повысить процент сотрудников, оформленных без ошибок, с 30% до 100%. Рассказали, как это удалось.
Что было до автоматизации
Постановка задачи — какие процессы требуется автоматизировать
Как реализована автоматизация
— Сбор данных о соискателях
— Этап выбора специалиста
— Онбординг сотрудника после подписания договора
— Увольнение сотрудника
— Оформление действующих сотрудников
Как команда клиента учится работать с автоматизированной системой и ее обновлениями
Результаты
Что было до автоматизации
Клиент — международная онлайн-школа, в которой работает несколько сотен людей. Школа всегда нуждается в новых сотрудниках разных специальностей, поэтому процесс рекрутинга в ней не останавливается. Всего в компании работают пять рекрутеров, каждый в месяц нанимает около десяти человек. Количество интервью и просмотренных резюме при этом измеряется сотнями.
До автоматизации рекрутинга HR-специалист делал следующее:
- самостоятельно проводил каждого кандидата по всей воронке рекрутинга,
- привлекал коллег, которые должны участвовать в онбординге,
- вручную заполнял все нужные таблицы и документы,
- выдавал доступы в сервисы или обращался к тем, кто может его выдать вручную,
- постоянно переключался между сервисами, с которыми работал.
Рекрутер работал и вносил вручную информацию в следующие сервисы:
- SignNow — сервис электронного документооборота,
- Google Workspace — облачные сервисы для организации работы и сбора информации,
- Slack — корпоративный мессенджер,
- Jira — использовалась в качестве ATS (Applicant Tracking System — cистема управления кандидатами), позже перешли на Recruitee,
- HeadHunter — агрегатор резюме и вакансий,
- а также рабочие сервисы, куда открывали доступ новым сотрудникам — Intercom, Gitlab, Metabase и др.
При этом процесс был не только не автоматизирован, но и не стандартизирован. Рекрутеры по-разному вносили информацию, и ручное управление абсолютно всеми этапами приводило к большому количеству ошибок.
В итоге из всех сотрудников только треть была оформлена без ошибок, — часто складывались ситуации, когда сотрудник выходил на работу до заключения договора, и далее этот процесс растягивался или так и не случался вовсе.
Существовали проблемы адаптации новичков: о появлении нового человека в команде зачастую могли узнавать люди, которым эта информация не нужна, а все, кто должен был работать вместе с новым сотрудником, узнавали об этом далеко не сразу или случайно. Сам сотрудник тоже мог не понимать, кто его руководитель и к кому можно обращаться по разным вопросам.
Постановка задачи — какие процессы требуется автоматизировать
Рекрутеры использовали в качестве ATS Jira (Applicant Tracking System — cистема управления кандидатами) и старались вести там учет кандидатов и документов. В реальности часто все было на словах — делали работу, но не использовали ATS. Соответственно, не отслеживались процессы и большая часть сотрудников была оформлена некорректно.
Выяснили, что сотрудникам было неудобно постоянно переключаться между таск-трекером и другими сервисами — больше 20 часов в неделю рекрутеры тратили на административную работу, которая не соответствовала их компетенциям. Это отнимало возможность выполнять непосредственные задачи — подбор и интервьюирование кандидатов.
Требовались настроить бесшовный процесс рекрутинга, онбординга и оффбординга, то есть автоматизировать следующие процессы:
- обработка резюме, отправка однотипных писем и тестов, назначение интервью, добавление информации о результатах взаимодействия с кандидатом — это экономит до 30% рабочего времени рекрутера,
- корректное оформление документов сотрудников, предоставление им при выходе на работу всех необходимых доступов и внедрение их в команду — это часть онбординга, а также наиболее рутинная и требующая внимания деятельность; автоматизация именно этих процессов повлияла на повышение корректно оформленных сотрудников с 30% до 100%,
- уведомление всех причастных коллег и руководителей о появлении в команде новых людей — это оптимизирует взаимодействие между сотрудниками.
Как реализована автоматизация
В качестве ATS клиент использует Recruitee. На ее основе создали автоматизированную систему рекрутинга, которая связала все сервисы, используемые в школе.
90% системы создано с помощью no-code разработки на основе существующей системы Recruitee. На оставшиеся 10% подключались программисты, так как написание кода выходило дешевле, чем затраты на обслуживание no-code решения.
Вне зависимости от ATS в компании, будь это Recruitee, Jira, Trello, Airtable или любая другая, — можно автоматизировать процессы минимальными внедрениями.
Согласовали процесс работы рекрутера и автоматизации — процессы, которые занимали полдня рекрутера, стали выполнятся за пару кликов:
- На этапе сбора данных рекрутер в 1 клик может перенести все резюме кандидата из HeadHunter в Recruitee и начать с ним работать.
- Интервью с кандидатом назначается также в 1 клик — автоматически отправляется письмо с индивидуальной ссылкой на календарь для резервирования времени созвона. После встречи рекрутер вручную пишет отзыв о результатах общения в карточку Recruitee.
- Отправить письмо с приглашением пройти тестирование кандидату можно в 1 клик. Для разных позиций и департаментов разные тесты, и автоматизация это учитывает.
- Если кандидат принял оффер, рекрутер нажимает Создать контракт и все, контракт готов. Кандидат заполняет личные и платежные данные в договоре и рекрутер проверяет его.
- После того, как договор подписан, начинается онбординг.
Сбор данных о соискателях
Первую версию автоматизации запустили через месяц — настроили Recruitee и сбор данных о кандидатах в сервис из нескольких источников:
- Google формы,
- анкета на сайте компании,
- из HeadHunter и других онлайн-сервисов с помощью плагина в Google Chrome.
Когда базовый функционал был готов, перешли к совершенствованию системы и разработке новых фич.
Этап выбора специалиста
Вся информация о соискателе хранится в персональной карточке в Recruitee. Изменения статуса запускают ряд автоматизаций:
- отправка писем кандидатам,
- сохранение всех изменений и процесса взаимодействия с кандидатом в индивидуальном треде соискателя в Slack,
- уведомление ответственных сотрудников — обычные информационные уведомления или о необходимости проконтролировать какой-либо процесс.
Если рекрутера устраивает опыт и квалификация соискателя, он перемещает карточку на стадию тестирования и собеседования, а соискатель получает ссылку на тест или приглашение на созвон.
Собеседование
Рекрутер назначает собеседование в календаре Recruitee, похожем на систему Calendly. У каждого рекрутера есть свой календарь, где он может указать доступные слоты для созвона.
При изменении статуса карточки на Интервью, автоматизация направляет соискателю письмо со ссылкой на календарь.
Тестирование
Этот этап автоматизирован через интеграцию CodeSignal, Slack и почтового сервиса.
Как только карточка перемещается на стадию тестирования, автоматизация проверяет позицию кандидата. Если тесты на данную позицию представлены в CodeSignal, то кандидату отправляется письмо с предложением пройти тестирование согласно его позиции.
Информация о результатах тестирования сохраняется в базе данных и отправляется ответственному рекрутеру в Slack.
Заключение договора
Когда этапы собеседования и тестирования успешно пройдены, рекрутер добавляет в карточку свой отзыв о кандидате и перемещает в раздел Заключение договора.
В компании 4 типа договоров в зависимости от отдела, поэтому система формирует соглашение о сотрудничестве по одному из четырех шаблонов, в который подтягивается информация об отделе и зарплате соискателя.
Договор направляется кандидату. Рекрутеру остается проверить, что все данные корректны.
Если же в системе не окажется нужной для договора информации, рекрутеру придет уведомление о том, что каких-то данных не хватает. Если все в порядке, уведомление сообщит, на какой стадии подписания находится документ.
Онбординг сотрудника после подписания договора
Как только сотрудник подписал договор, для него создается аккаунт в Google Workspace и отправляется приветственное письмо с временным паролем для первого входа в Google аккаунт.
После входа сотрудника в аккаунт автоматически добавляется информация:
- департамент,
- непосредственный руководитель,
- дата начала работы в компании,
- рекрутер, который нанял сотрудника.
После этого система создает доступы и подключает сотрудника к Slack и другим рабочим сервисам согласно департаменту и позиции нового сотрудника. Профиль Slack обновляется по Google профилю сотрудника и самостоятельное изменение информации в нем недоступно.
Затем информация о новом сотруднике автоматически заносится в Payroll таблицу.
В это же время руководитель и будущие коллеги нового сотрудника получают уведомление в Slack о том, когда и на какую позицию выходит человек.
Если что-то пошло не так — например, если пользователь пытается зарегистрироваться не с той почты, которую указал при отклике, не получил приветственное письмо или любая другая проблема — система уведомляет об этом нас и/или рекрутера в Slack.
Увольнение сотрудника
Процесс увольнения построен так:
- Руководитель заполняет Google форму, где указывает имейл сотрудника и причину увольнения.
- Рекрутер получает уведомление и назначает exit interview, чтобы понять причины увольнения и постараться их устранить.
- Затем рекрутер подтверждает или отклоняет заявку на увольнение.
- В дату увольнения система автоматически отзывает у сотрудника доступы от рабочих сервисов.
Оформление действующих сотрудников
До внедрения автоматизации множество сотрудников в компании были либо оформлены некорректно, либо не оформлены вообще. От нас требовалось:
- проверить оформление сотрудника — актуальность личных и платежных данных во всех документах,
- внести сотрудников в новую систему — все внедренные в компании процессы должны распространяться на всех сотрудников в компании,
- в случае, если сотрудник оформлен с ошибками, — провести повторно процедуру оформления.
Для этого разработали плагины, которые облегчают перенос текущих сотрудников в новую систему. Автоматизировали следующие процессы:
- перенос данных из Jira, где они хранились раньше, в Recruitee,
- встраивание данных в основной процесс онбординга — обновление договоров и других документов.
Для рекрутера перенос сотрудника из старой системы в новую — вопрос нескольких кликов, поэтому задача по актуализации документов органично вписывается в его рабочий день.
Как команда клиента учится работать с автоматизированной системой и ее обновлениями
Помимо обязательного обучения у сотрудников есть инструкция, в которой подробно рассказано, что и как можно делать в системе. Документация обновляется раз в несколько месяцев, когда набирается достаточное количество изменений.
Мы не бросаем своих клиентов и всегда с ними на связи, если требуется поддержка и доработка автоматизаций.
Результаты
Автоматизированная система рекрутинга, онбординга и оффбординга онлайн-школы продолжает развиваться.
Задача рекрутеров — находить талантливых сотрудников для компании. Поэтому была создана комфортная рабочая среда, в которой они практически не тратят время на электронный документооборот и составление таблиц и договоров.
Рекрутеры делают работу согласно их основным компетенциям — оценка и интервьюирование кандидатов.
Итоговые результаты:
- рекрутеры освободили более 30% времени для повышения эффективности подбора кандидатов,
- процент корректно оформленных сотрудников вырос до 100%,
- руководители имеют доступ к актуальной информации о сотрудниках в компании,
- повышение информационной безопасности компании — строго ограниченные доступы к рабочим сервисам только у текущих сотрудников.
Автоматизация процессов рекрутинга, онбординга и оффбординга может казаться сложной и необязательной. Но это не так — если автоматизация проводится профессиональными разработчиками с опытом в сфере, рекрутеры получат удобную систему и быстро к ней привыкнут. Взамен компания получит экономию рабочего времени, документы, оформленные без ошибок, и прозрачную систему работы с кандидатами.
Если хотите также или нужна помощь в автоматизации какого-либо процесса в компании — напишите нам!
