Рассказали, как настроить 3 автоматизации рутинной деятельности в компании.
Кейс 1. Автоматические уведомления в рабочем чате
Кейс 2. Предзаполненные формы
Кейс 3. Автокопирование сообщений
Чем полезны боты
Кейс 1. Автоматические уведомления в рабочем чате
Если процесс контролируют несколько человек, удобно настраивать общие уведомления о статусе задач. Например, нужно проследить за доставкой важных документов в руки клиента.
Автоматизация основана на парсинге email уведомлений с помощью сервисов Zapier, Email Parser By Zapier и Slack.
Можно настроить уведомления для любых процессов, статус которых приходит на почту — необходимость обновить подписку, сообщения об ошибках, заявки из сервисов и др.
Например, вы можете настроить автоматизацию с уведомлениями от СДЕКа:
- Зарегистрируйтесь в Email Parser By Zapier, это бесплатно.
- Создайте в нем почтовый ящик и отдайте ему на парсинг письмо от СДЕКа. На сайте парсера есть хорошая инструкция.
- В спарсенном письме выделите ключевые слова, например, статус доставки, номер доставки, от кого и кому — это информация, которую вы добавите в сообщение для Slack.
- Зайдите в ваш аккаунт Zapier (или зарегистрируйтесь там). Это тоже бесплатно.
- Создайте автоматизацию в Zapier (нажмите Create Zap), где в первом шаге Trigger нужно выбрать приложение Email Parser by Zapier, а в качестве Event — выберите New Email. Здесь есть инструкция, как это сделать.
- Как только вы все сделали и протестировали ваше подключение к почтовому ящику, создаем следующий шаг — в Action выбираем приложение Slack, а в Event выберите Send Private Channel Message. Тогда уведомления будут приходить в закрытый канал Slack.
- Затем подключите свой Slack-аккаунт и заполните поля:
- Channel — канал, где должно быть уведомление,
- Message Text — текст уведомления,
- Bot Name — имя бота, например, SDEK Delivery.
- Опубликуйте и включите вашу автоматизацию в Zapier. Готово!
Кейс 2. Предзаполненные формы
Предзаполнение — когда поля в формах или документах уже заполнены необходимой информацией, то есть ее не нужно вводить вручную. Остается только проверить, что она корректна.
Например, у нас есть Школа стажеров, где кандидат оставляет заявку на сайте, а затем заполняет форму с несколькими дублирующимися вопросами. Чтобы кандидату не нужно было их повторно заполнять, мы настроили предзаполнение формы.
Автоматизация подобного типа помогает в создании типовых регулярных документов, где, например, меняется только номер и дата. Бот уменьшает ручной труд и избавляет от человеческих ошибок (перепутали дату, номер приложения, неправильно вписали реквизиты и др.).
Сделать также можно с помощью Zapier, Google Sheets и Google Forms.
Например, вы уже настроили так, что заявки с сайта складываются в табличку и дальше данные из таблички нужно подставить в форму.
- Зайдите в ваш аккаунт Zapier (или зарегистрируйтесь там). Это бесплатно.
- Создайте автоматизацию в Zapier (нажмите Create Zap), и в первом шаге выберите Google Sheets, и в Event — New Spreadsheet Row. Это значит, что автоматизация будет срабатывать каждый раз, когда в табличке появляется новая строка. Как только вы протестировали этот шаг, Zapier присвоил каждому столбцу свое название.
- Далее вы отправляете письмо со ссылкой на форму, поэтому в шаге выбираем Gmail, а в Event — Send Email.
- To — значение из таблички “Email”,
- Subject — указываем тему письма,
- Body Type — html,
- Body — текст письма со ссылкой на предзаполненную форму.
- Опубликуйте и включите вашу автоматизацию. Готово!
Кейс 3. Автокопирование сообщений
Мы работаем на поддержке у многих клиентов, общаемся с ними в их корпоративных Slack, но клиентские запросы решаем в нашем Slack. Чтобы не копировать вручную их запросы в наш Slack, настроили автоматизацию.
Нужное сообщение с помощью опции Push to Zapier перенаправляет в наш Slack с указанием, от какого клиента и какой сотрудник написал этот запрос — теперь над ним могут работать наши специалисты.
Бот экономит много рутинных действий: скопировать сообщение, переключаться между чатами, создавать тикет и прилагать скрины комментариев.
Автоматизация работает с помощью Zapier и Slack:
- Зайдите в ваш аккаунт Zapier (или зарегистрируйтесь там).
- Создайте автоматизацию в Zapier (нажмите Create Zap), и в первом шаге выберите Slack, и в Event — New Pushed Message.
- Следующим действием также выбираете Slack и Event — Send Channel Message in Slack.
- Channel — укажите, в какой канал будут копироваться сообщения,
- Message Text — текст сообщения,
- Bot Name — например, название компании клиента.
- Опубликуйте и включите вашу автоматизацию. Готово!
Чем полезны боты
Боты забирают на себя почти всю операционку и рутину, которую сотрудники не хотят делать. Такая работа может занимать до 60% рабочего времени — зайти в сервисы, внести информацию, скопировать данные, заполнить ежедневную отчетность и др.
Человек — не машина. Он более охотно тратит когнитивную нагрузку на творческие задачи, а в задачах занесения данных он скорее склонен прокрастинировать. Поэтому в целом идея поручения рутинных задач человеку, который в хорошем смысле не мотивирован делать то, что должно делаться само, — странная, и сама по себе содержит в себе неэффективность.
Кирилл Гришанин
Основатель WB—Tech
Автоматизируйте ваши рабочие процессы, и если потребуется консультация — напишите нам, есть много готовых решений для разных процессов.
