Инструкция по настройке ботов-ассистентов для автоматизации бизнес-процессов

07 сентября 2022

Рассказали, как настроить 3 автоматизации рутинной деятельности в компании.

Кейс 1. Автоматические уведомления в рабочем чате
Кейс 2. Предзаполненные формы
Кейс 3. Автокопирование сообщений
Чем полезны боты

Кейс 1. Автоматические уведомления в рабочем чате

Если процесс контролируют несколько человек, удобно настраивать общие уведомления о статусе задач. Например, нужно проследить за доставкой важных документов в руки клиента.

Чат-бот: сообщения для бизнеса. Delivery bot для отправлений через СДЭК.
Уведомления о статусе могут приходить в личные сообщения, в открытый или закрытый чат Slack.

Автоматизация основана на парсинге email уведомлений с помощью сервисов Zapier, Email Parser By Zapier и Slack.

Можно настроить уведомления для любых процессов, статус которых приходит на почту — необходимость обновить подписку, сообщения об ошибках, заявки из сервисов и др.

Например, вы можете настроить автоматизацию с уведомлениями от СДЕКа:

  1. Зарегистрируйтесь в Email Parser By Zapier, это бесплатно.
  2. Создайте в нем почтовый ящик и отдайте ему на парсинг письмо от СДЕКа. На сайте парсера есть хорошая инструкция.
  3. В спарсенном письме выделите ключевые слова, например, статус доставки, номер доставки, от кого и кому — это информация, которую вы добавите в сообщение для Slack.
  4. Зайдите в ваш аккаунт Zapier (или зарегистрируйтесь там). Это тоже бесплатно.
  5. Создайте автоматизацию в Zapier (нажмите Create Zap), где в первом шаге Trigger нужно выбрать приложение Email Parser by Zapier, а в качестве Event — выберите New Email. Здесь есть инструкция, как это сделать.
Новое почтовое сообщение от СДЭК выступает как триггер для парсинга содержания письма.
  1. Как только вы все сделали и протестировали ваше подключение к почтовому ящику, создаем следующий шаг — в Action выбираем приложение Slack, а в Event выберите Send Private Channel Message. Тогда уведомления будут приходить в закрытый канал Slack.
Выбор пункта "отправить сообщение в приватный канал в Slack".
  1. Затем подключите свой Slack-аккаунт и заполните поля:
    • Channel — канал, где должно быть уведомление,
    • Message Text — текст уведомления,
    • Bot Name — имя бота, например, SDEK Delivery.
Присвоение имени каналу и боту. Заготовка болванки текста для бота-сообщения и подстановки спарсеных данных.
  1. Опубликуйте и включите вашу автоматизацию в Zapier. Готово!

Кейс 2. Предзаполненные формы

Предзаполнение — когда поля в формах или документах уже заполнены необходимой информацией, то есть ее не нужно вводить вручную. Остается только проверить, что она корректна.

Например, у нас есть Школа стажеров, где кандидат оставляет заявку на сайте, а затем заполняет форму с несколькими дублирующимися вопросами. Чтобы кандидату не нужно было их повторно заполнять, мы настроили предзаполнение формы.

Запись на стажировку. Заполнение анкеты с частичным автоматическим предзаполнением полей.
После заполнения заявки на сайте, кандидату приходит письмо со ссылкой на развернутую анкету. В этой анкете дублирующие вопросы уже будут заполнены информацией из заявки.

Автоматизация подобного типа помогает в создании типовых регулярных документов, где, например, меняется только номер и дата. Бот уменьшает ручной труд и избавляет от человеческих ошибок (перепутали дату, номер приложения, неправильно вписали реквизиты и др.).

Сделать также можно с помощью Zapier, Google Sheets и Google Forms.

Например, вы уже настроили так, что заявки с сайта складываются в табличку и дальше данные из таблички нужно подставить в форму.

Google таблицы для эйчар данных.
  1. Зайдите в ваш аккаунт Zapier (или зарегистрируйтесь там). Это бесплатно.
  2. Создайте автоматизацию в Zapier (нажмите Create Zap), и в первом шаге выберите Google Sheets, и в Event — New Spreadsheet Row. Это значит, что автоматизация будет срабатывать каждый раз, когда в табличке появляется новая строка. Как только вы протестировали этот шаг, Zapier присвоил каждому столбцу свое название.
Автоматизация подтягивает содержание столбцов из таблицы.
  1. Далее вы отправляете письмо со ссылкой на форму, поэтому в шаге выбираем Gmail, а в Event — Send Email.
    • To — значение из таблички “Email”,
    • Subject — указываем тему письма,
    • Body Type — html,
    • Body — текст письма со ссылкой на предзаполненную форму.
Указание отсылок на столбцы из гугл таблицы в настройках чат-бота в Zapier.
  1. Опубликуйте и включите вашу автоматизацию. Готово!

Кейс 3. Автокопирование сообщений

Мы работаем на поддержке у многих клиентов, общаемся с ними в их корпоративных Slack, но клиентские запросы решаем в нашем Slack. Чтобы не копировать вручную их запросы в наш Slack, настроили автоматизацию.

Нужное сообщение с помощью опции Push to Zapier перенаправляет в наш Slack с указанием, от какого клиента и какой сотрудник написал этот запрос — теперь над ним могут работать наши специалисты.

Бот экономит много рутинных действий: скопировать сообщение, переключаться между чатами, создавать тикет и прилагать скрины комментариев.

Открытие индивидуального меню сообщения в слак-канале и выбор функции Push to Zapier.
Переслать сообщение можно 1 кликом.
Уведомление чат-бота в приватном канале о наличии бага на сайте. Выступает как тикет для сотрудников данного канала.
Как будет выглядеть скопированное сообщение в нашем Slack.

Автоматизация работает с помощью Zapier и Slack:

  1. Зайдите в ваш аккаунт Zapier (или зарегистрируйтесь там).
  2. Создайте автоматизацию в Zapier (нажмите Create Zap), и в первом шаге выберите Slack, и в Event — New Pushed Message.
Настройка сценария Zapier для автокопирования сообщения из канала в канал в Slack. Выбор триггера для копирования.
  1. Следующим действием также выбираете Slack и Event — Send Channel Message in Slack.
    • Channel — укажите, в какой канал будут копироваться сообщения,
    • Message Text — текст сообщения,
    • Bot Name — например, название компании клиента.
Детальная настройка чат-бота для Slack: в какой канал копировать, текст для бот-сообщения, имя бота.
  1. Опубликуйте и включите вашу автоматизацию. Готово!

Чем полезны боты

Боты забирают на себя почти всю операционку и рутину, которую сотрудники не хотят делать. Такая работа может занимать до 60% рабочего времени — зайти в сервисы, внести информацию, скопировать данные, заполнить ежедневную отчетность и др.

Человек — не машина. Он более охотно тратит когнитивную нагрузку на творческие задачи, а в задачах занесения данных он скорее склонен прокрастинировать. Поэтому в целом идея поручения рутинных задач человеку, который в хорошем смысле не мотивирован делать то, что должно делаться само, — странная, и сама по себе содержит в себе неэффективность.
Кирилл Гришанин,
основатель WB—Tech

Автоматизируйте ваши рабочие процессы, и если потребуется консультация — напишите нам, есть много готовых решений для разных процессов.

Автор статьи
WBTech
Последние 10 лет руковожу командой аналитиков, дизайнеров и разработчиков

Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей

Наши клиенты

WBTech - Клиенты - МТС
WBTech - Клиенты - Высшая Школа Экономики
WBTech - Клиенты - Лента
WBTech - Клиенты - Верный
WBTech - Клиенты - Рамблер
WBTech - Клиенты - Совкомбанк
WBTech - Клиенты - Билайн
WBTech - Клиенты - Леруа Мерлен
WBTech - Клиенты - Ульяна Сергеенко
WBTech - Клиенты - Правительство Москвы
ИП Гришанин Кирилл Олегович
ИНН 774313842609
Коворкинг Starthub
Б. Новодмитровская ул., 36, стр. 12, вход 6, Москва, Россия, 127015
Коворкинг Wework
Ahad Ha'am 54, Tel Aviv-Yafo, Израиль