Принципы организации и отслеживания изменений в автоматизированных процессах компании

December 21 2023

В WB—Tech почти все процессы покрыты автоматизациями, уследить за всеми сущностями и зависимостями сложно. Например, на одну таблицу может быть завязано несколько автоматизаций, или одна автоматизация может служить триггером для нескольких других.

Рассказали, как организовать хранение данных об автоматизациях, созданных в Zapier и Make (бывший Integromat).

Введение
Как работает база данных
Автоматизации (Zaps)
Под-автоматизации в Zapier (Sub Zaps)
Таблицы (Sheets)
Сценарии в Make (Mats)
Почему такая таблица нужна
Что это нам дало

Введение

Некоторое время назад мы изменили принцип организации наших и клиентских автоматизаций.

Раньше базой данных для всех автоматизаций в рамках одного процесса служила супер-таблица, которая включала в себя сотни строк и десятки столбцов. Мы отказались от такого формата, так как чем больше таблица, тем больше ошибок возникало в автоматизациях.

Сейчас мы используем более эффективный и удобный способ организации потока данных (расскажем подробно в следующей статье). И в процессе перехода на новый способ возникла необходимость в структурировании текущих автоматизаций. У нас их десятки, каждая из которых может включать зависимость с разными таблицами и сервисами и состоять из сотни шагов. При структурировании необходимо было учесть все это, поэтому мы воспользовались созданием таблицы (базы данных) в сервисе Airtable.

Заполняя таблицу, нужно быть дотошным — придется точно разобраться, как работают все автоматизации, собрать все ссылки, описать все связи. Чем точнее информация будет в итоговой таблице, тем проще будет разобраться в процессах менеджеру или разработчику.

Таблица — это формат технической документации, к которой обращаются, когда возникает необходимость изменить, удалить или создать новую автоматизацию.

Как работает база данных

В первой версии таблица имеет 4 вкладки — четыре рассматриваемые сущности:

  1. Автоматизации в Zapier (Zaps).
  2. Под-автоматизации в Zapier (Sub Zaps) — дополнительные автоматизации, которые участвуют в основных автоматизациях.
  3. Таблицы (Sheets) — список таблиц, с которыми работают автоматизации.
  4. Сценарии в Make (Mats) — список автоматизаций, участвующих в Zapier автоматизациях как их часть.
Общий вид таблицы в Airtable.

Автоматизации (Zaps)

У каждой записи в таблице добавлена следующая информация:

  1. Название (Name) автоматизации, которое может начинаться с порядкового номера — он указывает на очередность выполнения в потоке автоматизаций.
  2. Описание (Description) включает информацию о том, что делает автоматизация, с какими данными работает, как часто и почему запускается, с какой целью она создана.
  3. Статус (Status) — работает или отключена.
  4. Ссылка (Link) на автоматизацию.
  5. Таблицы (Sheets), с которыми взаимодействует.
  6. Под-автоматизации (Sub Zaps), которые являются частью данной автоматизации.
  7. Сценарии в Make (Mats), которые являются частью данной автоматизации.
  8. Категория (Category), например, бюджетирование, документооборот, HR, онбординг, операционка и подобное.
Нажав в строке на имя автоматизации, откроется окно с информацией из всех столбцов.

Под-автоматизации в Zapier (Sub Zaps)

Под-автоматизации — это помощники в маленьких и однотипных действиях, которые могут быть включены в разные автоматизации. Например, автоматизация, которая формирует из какого-либо числа сумму прописью, используется в 6 автоматизациях.

Вкладка работает как сводная таблица по столбцу из вкладки Автоматизации (Zaps)Под-автоматизации (Sub Zaps).

У каждой записи о под-автоматизации в таблице заполняются те же столбцы, отличие только в колонке Автоматизации (Zaps), куда подтягивается информация из первой вкладки.

Окно с расширенной информацией о под-автоматизации.

Таблицы (Sheets)

Список в этой вкладке содержит однозадачные таблицы и супер-таблицы, о которых мы говорим в начале статьи, то есть фундаментальные базы данных в рамках процесса, например “Общие отчеты”, “Документы”, “Бюджетирование” и др.

Вкладка работает как сводная таблица по столбцу из вкладки Автоматизации (Zaps)Таблицы (Sheets).

Описание зависимостей со сценариями Zapier, Integromat и Google таблицами.
При нажатии на имя таблицы открывается окно с более обширным описанием автоматизаций, в которых она участвует.

Сценарии в Make (Mats)

Не все процессы удобно автоматизировать в Zapier, поэтому часть процессов мы перевели в Make и внедрили их в общий поток автоматизаций.

Вкладка работает как сводная таблица по столбцу из вкладки Автоматизации (Zaps)Сценарии в Make (Mats).

Почему такая таблица нужна

Главное преимущество такой базы данных — возможность сразу увидеть, какие процессы и сущности затрагивает автоматизация, если мы в ней хотим что-то изменить или удалить.

Например, есть автоматизация, которая связана с оплатой труда или получением денег от заказчика, где мы используем Финолог и Google Sheets. А завтра мы решим, что Финолог нам не подходит. Или перестанем использовать Google Sheets и переедем в Airtable.

Без таблицы найти все автоматизации, которые связаны с Финологом и с конкретной Google табличкой, сложно. Есть большой шанс пропустить какой-то маленький шаг в одной из них и нарушить логику.

Тоже самое, если есть какая-то автоматизация, которая уже не нужна, не нравится, устарела, переработана или выключена, то находим ее по названию, нажимаем на строку в таблице и видим, — с какими документами, автоматизациями, под-автоматизациями или сценариями в Make (бывший Integromat) она связана. То есть самая важная функция таблицы — видны все связи между сущностями.

Что это нам дало

  • Простая документация к проекту. Таблица — это каталогизация автоматизаций в компании, где описаны принципы работы и взаимосвязи.
  • Простое изменение таблицы, включая добавление данных и изменение структуры: для каждой вкладки или столбца можно выбрать тип размещаемой информации и функциональность. Например, столбец Статус можно кастомизировать и добавить дополнительные статусы, кроме “Включен” и “Отключен”.

На создание базы данных по всем автоматизациям в компании ушла неделя.

Самая долгая и сложная часть процесса — это описание работы каждой автоматизации: требовалось проверить и открыть все шаги в автоматизации, рассмотреть с чем они связаны и что делают, подробно и понятно описать, как это работает.

Во время изучения всех автоматизаций не раз приходилось обращаться к руководителю проекта, потому что не был понятен тот или иной этап в автоматизации. Хорошо, когда есть у кого спросить. А если не у кого? Это еще одна причина создания такой таблицы с данными: любая автоматизация должна быть без вопросов понятна любому сотруднику, например, менеджеру или руководителю.

Как правильно структурировать информацию для базы данных автоматизаций, рассказали выше. Сами мы уже прошли этот путь и можем помочь, если что-то у вас не получится или возникнут вопросы.

Автор статьи
Кирилл Гришанин
Последние 10 лет руковожу командой аналитиков, дизайнеров и разработчиков

Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей

    ИП Гришанин Кирилл Олегович
    ИНН 774313842609

    Подписаться на новости блога

      Подписаться на обновления блога

      Коворкинг Starthub

      Б. Новодмитровская ул., 36, стр. 12, вход 6,
      Москва, Россия, 127015

      Коворкинг Wework

      Ahad Ha'am 54,Tel Aviv-Yafo,Израиль

      © 2023 WB—Tech. Мы разрабатываем уникальные решения для компаний из России, США и Европы.