Примерно восемь из десяти компаний планируют увеличить инвестиций в RPA в 2026 году. При этом около 60% не имеют четких методов оценки и контроля ROI от вложений в AI, а реальную прибыль вообще получают только 26% от общего числа инноваторов. Почему так?
Мы решили разобраться в вопросе внедрение RPA, изучили доступные источники, тренды в автоматизации, проанализировали успех и неуспех, собрали список кейсов и сделали выводы, которыми делимся с вами.
Что такое RPA и ROI?
Вот как на этот вопрос отвечает Алиса:
- RPA (Robotic Process Automation) — технология, которая позволяет автоматизировать рутинные и повторяющиеся задачи в бизнес-процессах с помощью «программных роботов», виртуальных ассистентов или ботов, имитирующих действия человека в различных приложениях и ПО.
- ROI (Return on Investment) — коэффициент, который показывает, какую прибыль компания получает от каждого рубля, вложенного в развитие. С помощью ROI можно понять, приносит ли новое решение прибыль или «съедает» бюджет компании.
Окупаемость вложений в роботизированную автоматизацию — это бизнес-показатель, который позволяет определить, сколько денег удалось сэкономить или заработать благодаря внедрению ИИ. ( Подробнее об этом можете изучить в нашей статье).
Для расчета ROI придумали специальную формулу. Вот, как выглядит ее базовая версия:
Чтобы повысить точность, в зависимости от системы, для которой ведется расчет (IT, HR, маркетинг, закупки), в уравнение добавляют переменные: период, косвенные затраты, альтернативные издержки, стоимость отдельных решений и т. д.
Мы поступим иначе и попробуем получить объективное представление о рентабельности инвестиций в автоматизацию без сложных расчетов, просто анализируя перемены, о которых рассказывают живые бизнес-кейсы. Но, если вам все таки понадобятся точные цифры, с нами всегда можно связаться для детальной консультации.
Кейс первый: Автоматизация тендерного мониторинга на заводе автокомплектующих
У производителя запчастей для грузовых автомобилей из России не получалось организовать работу с тендерными площадками.
Выглядела это следующим образом:
- пять менеджеров ежедневно по четыре часа мониторили торговые платформы (Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, B2B-Center) в поиске подходящих тендеров по ключевым параметрам (тип сырья, регион, бюджет);
- найдя нужное, скачивали и анализировали документацию (техническое задание, условия поставки);
- утвержденные проекты переносили в CRM для подготовки коммерческих предложений.
Проблема заключалась в том, что из-за бесконечной рутины сотрудники быстро выгорали, начинали ошибаться и «тормозить»: компания пропускала каждый третий выгодный тендер.
Программа-робот заменила пятерых уставших менеджеров и с энтузиазмом принялась:
- одновременно парсить 20 с лишним торговых площадок, включая нишевые отраслевые порталы;
- фильтровать тендеры по заданным критериям (бюджет, регион поставки, тип сырья);
- анализировать ТЗ через NLP-модель, выделяя ключевые тезисы и требования;
- создавать карточки в CRM с метками приоритета и ранжировать тендеры по вероятности выигрыша на основе исторических данных;
- отправлять в Telegram-канал менеджеров сообщения и напоминания, типа: «Срочно! До конца подачи документов по заявке … осталось 2 дня!».
Через четыре месяца компания подвела итоги автоматизации:
- время на мониторинг сократилось с 4 часов до 15 минут в день (ручная корректировка целей все же необходима);
- количество обработанных тендеров увеличилось в три раза (с 50 до 150 в месяц);
- число выигранных контрактов выросло с 12% до 27% (дополнительная прибыль — 6,8 млн руб. за отчетный период);
Окупаемость (ROI) при бюджете внедрения 1,2 млн руб можете посчитать сами, достаточно сопоставить сумму расходов и прибыль. К тому же, помимо новых контрактов, у компании появилось пять свободных и «свежих» сотрудников, которым не нужно оплачивать нудный веб серфинг.
Обратите внимание! Даже утилитарные инструменты, а бот для парсинга, это относительно простое внедрение RPA, способны быстро и легко изменять масштаб и перспективы бизнеса.
Кейс второй: Автоматизация обработки платежей в розничной сети
Региональная сеть розничных магазинов (20 точек, Центральная Россия, оборот — 800 млн руб./год) столкнулась с проблемой: необходимостью тратить 1,5-2 часа ежедневно на обработку 50–70 банковских выписок из разных ДБО (Сбербанк, Тинькофф, Альфа-Банк). Бухгалтерам приходилось вручную переносить данные из интернет-банков в Excel, сверять оплаты со счетами контрагентов (поставщики, арендодатели) и заносить информацию в 1С для формирования проводок.
Из-за невнимательности и усталости люди допускали ошибки (неверные суммы, пропущенные платежи), которые становились штрафами. Например только за нарушение валютного контроля (несвоевременное отражение операций с иностранными поставщиками) компания теряла до 300 тыс. руб./год.
В 2023 году компания запустила RPA-бота на платформе UiPath. Цели сформулировали так:
- автоматически выгружать данные из всех ДБО через API;
- используя алгоритмы fuzzy-логики, например, игнорировать опечатки в названиях контрагентов, сопоставлять платежи со счетами в 1С;
- формировать проводки и отправлять уведомления о расхождениях.
Внедрение RPA проходило в два этапа и заняло полтора месяца: две недели на анализ процессов и три недели на интеграции с банками. Заинтригованные открывающимися перспективами сотрудницы бухгалтерии (больше времени на чай!) освоили нововведения за пару дней.
Результаты через 6 месяцев:
- обработка выписок сократилась до 12 минут;
- ни одной ошибки (0 за полгода);
- полное отсутствие штрафов и переплат контрагентам;
- экономия (прямая и косвенная) — 3 млн руб. за полгода.
В работе бухгалтерии стало меньше стресса: от иссушающей рутины ручного переноса цифр, отдел перешел к прямым обязанностям — анализу финансовых потоков и оптимизации налогов.
О ROI. Базовый пакет с одним ботом от UiPath обошелся компании в 180 тыс. руб./год. Адаптация и внедрение еще в 800 тыс., но одноразово. Итого: 980 тыс.расходов VS 3 миллиона дополнительной прибыли. Выгодно?
Кейс третий: Автоматизация обратной связи для сотрудников в IT-стартапе
Следующий герой — разработчик мобильных приложений из Канады. Персонал фирмы постоянно жаловался на отсутствие оперативной обратной связи от руководства. Ручное составление отчетов отнимало у сотрудников около 8 часов в неделю и снижало мотивацию: кому понравится часами заполнять формы не зная, будет ли их вообще кто-то читать?
И снова положение спас RPA-бот, который стал автоматически проверять прогресс задач и проектов в Jira, отправляя нужным людям персонализированные отчеты с рекомендациями.
Этапы разработки:
- интеграция с Jira API для настройки OAuth-аутентификации и парсинга JSON-ответов (время выполнения задач, метрики отставания, распределение нагрузки);
- создание аналитического модуля для выявления «зависших» задач (статус не меняется >3 дней) и прогнозирования сроков через анализ исторических данных;
- генерация автоматических рекомендаций в зависимости от ситуации, например, при обнаружении задачи, которая остается неактивной более пяти дней, система напоминает о ней в Slack;
- персонализация динамических PDF-отчетов с данными о загрузке сотрудников и интерактивными кнопками для быстрых действий в Jira.
С учетом того, что оптимизация проводилась своими силами, основные затраты пришлись на покупку лицензий и составили около $2000. В общем же случае такой перфоманс обойдется примерно в $12,000 или около 1 миллиона рублей единоразово, плюс — 20% от этой суммы — годовая поддержка (обновления, исправление ошибок).
Результат:
- все сотрудники отметили, что работать стало проще — скорость визирования решений и реакция на запросы перестали отставать от энтузиазма разработчиков;
- традиционное бремя отчетов уменьшилось с 8 до 1 часа в неделю, оставляя больше места для креативной работы;
- ключевые сотрудники перестали капризничать и уходить, сэкономив кампании на подборе и адаптации $220,000 за год.
А что ROI? Компания автоматизировала в Jira 12 проектов, сократив время на статус-митинги на 65%. ROI достигнут за 8 месяцев через снижение простоев.
А вот здесь можно узнать подробности о нашем опыте интеграции собственных и клиентских бизнес-процессов в Jira.
Кейс четвертый: Автоматизация клиентской коммуникации в энергетической компании
До 2019 года клиенты энергетической компании Vaasan Sähköverkko массово обращались с запросами о статусе заказов на подключение к электросетям. Ручная обработка заявок занимала до 30 минут на каждый случай, а из-за высокой загрузки (4800 заказов в год) сотрудники физически не успевали оперативно отвечать клиентам.
Устав от жалоб и тех и других руководство компании заказало внешний аудит процессов и по его выводам внедрила RPA-ботов, которые автоматизировали коммуникации с клиентами. В зону ответственности роботов вошли:
- автоматическая отправка уведомлений клиентам на каждом этапе проекта — подтверждение заявки, передача подрядчику, завершение работ;
- синхронизация данных между внутренними системами и подрядчиками;
- копирование информации из рабочих задач в шаблоны писем.
Эффекты трансформации:
- времени обработки запросов сократилось с 30 минут до мгновенной отправки уведомлений при изменении статуса заявки;
- выросло количество автоматических (без участия сотрудников) сообщений — 13 в день или 4800 в год;
- снизилась нагрузка на персонал, подарив компании более 200 человеко/часов на более полезные задачи;
- 89% клиентов отметили «прозрачность и своевременность коммуникации», так как автоуведомления избавили их от необходимости звонить в поддержку, чтобы узнать статус заявки,
В деньгах это: €120,000/год от сокращения затрат на обработку запросов, плюс €45,000/год, сэкономленных на штрафах за просрочку.
Но куда важнее ROI долгосрочный эффект: сотрудники смогли переключится на анализ данных и улучшение сервиса, это повысило их профессиональную мотивацию, а клиенты теперь не обижаются на забывчивость компании — культура прозрачности располагает к терпимости.
Вывод
Нам кажется эти кейсы наглядно доказывают, что несмотря на различия в отраслях и ГЕО, компании сталкиваются с одинаковыми проблемами — низкой скоростью обработки информации и высоким процентом ошибок. Автоматизация кардинально меняет ситуацию, обеспечивая уверенную и скорую окупаемость инвестиций.
Если вы хотите узнать, какие возможности открывает внедрение RPA для вашего бизнеса, оставьте заявку , мы подробно обо всем расскажем!
