Ваша компания уверенно растет, но радости победителя мешает рутина: офферы теряются в почте, новички путаются в онбординге, а кадровые отчеты готовятся дольше, чем длится поиск кандидатов. Знакомо?

HR-отдел Яндекса, через который проходит до 7 тыс. новых сотрудников в месяц, столкнулся с похожей проблемой. Решением стала цифровая трансформация шаблонных процессов, включающая интеграцию внутренних сервисов и создание единой экосистемы управления персоналом.

Кейс показался нам интересным, так как цифровая трансформация без глобальной перестройки всей IT-инфраструктуры здорово экономит деньги и время, а наши клиенты — люди с похожими проблемами, но рачительные и занятые, уже оценили внедрение таких практик в собственных проектах.

Автоматизация найма

Ручной скрининг тысяч резюме — страшный сон кадровика. Это:

•  потеря времени (сотни часов на обзвон, ввод данных, согласования);
• человеческие ошибки (опечатки в резюме, дублирование записей в CRM);
• упущенные из-за задержек перспективные кандидаты — пока HR вручную обрабатывает данные, люди успевают найти другую работу.

В нашей истории спокойствие HR-отделу вернул Yandex Tracker с интеграцией форм и CRM.

• Выросла скорость обработки заявок. Интеграция Yandex Forms с трекером позволила мгновенно создавать тикеты на каждого кандидата, полностью исключив ручной ввод данных.
• Снизилось влияние человеческого фактора. Автоматическая синхронизация с CRM предотвращает дублирование данных и потерю информации — например, при переносе контактов из анкеты в базу.
• Процессы стали прозрачными. Руководители видят статус каждой вакансии в реальном времени, а триггеры (например, уведомление об отправке оффера в Telegram) сократили время согласований на 30%.
• Новые возможности для аналитики. Трекер фиксирует метрики на каждом этапе — от первого отклика до выхода сотрудника на работу. Это помогает находить и оптимизировать «узкие места» в администрировании.

Внедрение таких решений сократило время закрытия вакансий в 2 раза — с 14 до 7 дней. При необходимости в обработке 16 тыс. заявок в месяц, это очень мощный буст продуктивности.

Гибридный формат работы

Переход на смешанный режим (офис + удаленка) создал хаос в управлении HR-процессами Яндекса. Мы уверены, ситуация не уникальна и знакома многим. Вот ее признаки:

• Запросы теряются в почте и чатах, задачи дублируются, сотрудники из разных офисов получают данные в некорректной форме или несвоевременно.
• Инструкции и гайды по адаптации децентрализованы и распределены по разным источникам, усложняя и растягивая по времени период адаптации новичков.
• Не имея доступа к актуальным данным, отделы не способны эффективно планировать работу. Например, в Яндексе HR не видели, где физически находятся сотрудники, из-за чего срывалось 25% очных встреч.

Что изменила автоматизация:

• Все запросы (от заявки на оборудование до графика дежурств в офисе) теперь обрабатываются в отдельных очередях с привязкой к локации. Например, при выборе офиса в форме заявки система сама проверяет наличие оборудования на складе именно в этом городе.
• База знаний в Yandex Wiki. Интерактивные чек-листы адаптации интегрированы с задачами в Tracker: при смене статуса «Испытательный срок» новичок получает ссылку на гайд по корпоративной культуре. Это сократило количество повторяющихся вопросов к HR на 35%.
• В карточках сотрудников указан не только «домашний» офис, но и история перемещений (например, командировки). Геометки для аналитики помогают планировать очные встречи без пересечений.

В итоге: автоматизация снизила ошибки логистики на 30%, а время на поиск информации для новичков сократилось с 3 часов до 20 минут! Масштабируемость перестала быть проблемой — шаблоны очередей и триггеров легко адаптировать под новые офисы или форматы работы, а объединенные в дашборды данные из Tracker, Wiki и систем учета оборудования, облегчают сквозную аналитику.

Цифровизация обучения

Низкая вовлеченность в корпоративное обучение из-за сложной системы записи и проблемы с адаптацией приводили к тому, что почти 25% рекрутов Яндекс системно не проходили испытательный срок. В то же время руководители, которые могли бы повлиять на мотивацию коллектива, не видели реальный статус процессов и потому не могли оперативно на них влиять.

Сегодня в Яндексе все иначе:

• Для каждого новичка создается задача в Yandex Tracker с этапами адаптации: от тестирования и подписания документов до встречи с ментором. Чек-листы автоматически обновляются при смене статуса.
• Триггеры SLA эскалируют просроченные задачи руководителю и напоминают о дедлайнах сотрудникам на email, не оставляя шансов «забыть» и «не успеть».
• Заявки на курсы через Формы автоматически создают задачи в Tracker. После одобрения руководителем сотрудник получает доступ к курсу на «Практикуме», а результаты тестов синхронизируются с его профилем и возвращаясь в Tracker, привязываются к его карточке.

Цифровая система самостоятельно контролирует адаптационный период каждого члена команды и плавно вводит в рабочие процессы, напоминая о персональных дедлайнах в почту и Tracker. Одновременно с этим руководители подразделений получают сигналы о проблемах с графиком и могут оказать точечную поддержку.

В результате доля сотрудников, проходящих минимум один курс в квартал, выросла до 80%, а до конца испытательного срока теперь доходят не 75%, а 92%.

Аналитика и контроль

Отсутствие единой системы мониторинга заставляло HR-отдел принимать решения «вслепую». К тому же до 40% рабочего времени уходило на ручное формирование отчетов о лояльности (eNPS), закрытие вакансий и планирование бюджета на рекрутинг. Данные из опросов сотрудников и систем подбора обрабатывались неделями, из-за этого руководство упускало тренды (например, рост недовольства в конкретном отделе).

Стало:

• В Yandex Tracker появились дашборды, объединяющие данные из HR-систем: время закрытия вакансий в разрезе отделов и рекрутеров, динамику eNPS с фильтрами по локациям и должностям, сравнение бюджета на подбор с фактическими затратами.
• Результаты ежеквартальных опросов через Yandex Forms теперь автоматически заносятся в таблицы. Руководители видят прогресс обучения по подразделениям в режиме реального времени. На дашбордах отображается все — от сотрудников, завершивших обучение, до динамики успеваемости по отделам. 
• Интеграция с BI-системами (например, Tableau) позволяет строить прогнозные модели, относительно точно предсказывать текучесть кадров и оптимизировать бюджет рекрутинга через анализ ROI по источникам подбора.

В сегодняшнем Яндексе руководство получает отчеты через два часа вместо десяти дней, а внедрение дашбордов превратило HR-данные в инструмент стратегического управления, позволяя выявлять риски задолго до их эскалации — например, падение eNPS в отделе продаж на 15% за месяц сигнализирует о необходимости срочного аудита. Модернизация сократила ручные операции HR-команды на 50%, высвободив время для стратегических задач.

Заключение

Автоматизация — это стратегический шаг для бизнеса любого уровня. Опыт Яндекса по изменению HR-процессов подтверждает: цифровые инструменты универсальны, легко адаптируются под специфику компании. К тому же, сегодняшние вложения в «интеллектуальную цифру» не просто решают текущие проблемы, но создают базу для устойчивого роста компании, ощутимо снижая риски и открывая новые возможности. Если вы хотите узнать подробнее об автоматизации рекрутинга, прочитайте нашу статью.

Хотите сделать HR-процессы своим конкурентным преимуществом? Оставьте заявку и мы подготовим план автоматизации, подберем нужные инструменты и настроим систему под ваш бизнес.

Источники:

• https://yandex.cloud/ru/blog/posts/2023/11/tracker-for-hr
• https://360.yandex.ru/blog/articles/kak-avtomatizirovat-hr-processy-s-pomoshyu-instrumentov-trekera-opyt-yandeksa
• https://vc.ru/hr/1042112-nanimaem-sotrudnikov-i-oformlyaem-otpuska-za-paru-klikov-kak-yandex-cloud-avtomatiziroval-hr-processy
• https://vc.ru/education/674806-yandeks-praktikum-zapustil-greid-obrazovatelnuyu-hr-platformu-dlya-obucheniya-sotrudnikov-cifrovym-navykam
• https://yandex.cloud/ru/isv/hrtech