Что такое Zapier? И как настроить с почтой 

Zapier — это no-code платформа, которая помогает компаниям объединять приложения, создавая автоматические цепочки событий. Ключевое преимущество сервиса — зерокодинг: работа с ним не требует навыков программирования. А технология drag-and-drop и обширная библиотека готовых интеграций, делают Zapier едва ли не самым популярным решением для малого бизнеса, и, в общем, для всех, кто не знаком с разработкой, но желает автоматизировать однотипные задачи. Если коротко отвечать на вопрос: Что такое Zapier – это сервис для автоматизации рутины.

Как работает Zapier и чем он может вам помочь 

Чаще всего сервис используется для автоматизации повторяющихся действий, требующих последовательной коммутации различных приложений по принципу «если/то». Такой подход позволяет оптимизировать рабочие процессы, например, копирование с переносом данных, исключив присутствие человека.

Популярные модели использования Zapier:

• автоматизация ответов на электронные письма;
• подключение чат-ботов (продажи, консультации, техподдержка);
• организация рассылки, сбор и синхронизация баз подписчиков;
• централизованное управление онлайн-заказами; 
• обновление электронных таблиц;
• автопостинг в социальные сети;
• мониторинг счетов и управление товарными каталогами;
• создание резервных копий.

Понять устройство сервиса будет проще, если знать, из каких элементов он состоит. Для объяснения процессов в системе используют следующие понятия:

• zaps (запы) — автоматизированные связки (шаблоны взаимодействия) двух и более веб-приложений в рамках определенной задачи;
• триггер — событие, инициирующее запуск процесса;
• действие (action) — задача, которая стартует после активации триггера;
• интеграция — любое приложение, связанное через Zapier.

Количество триггеров, действий и, соответственно, возможных сценариев зависит от тарифного плана, а также особенностей приложений, связанных в интеграцию. 

По сути: интерфейс Zapier — это подготовленная среда для создания сценариев и запов разной длины и сложности. Каждый из них включает триггер («если произойдет…») и действие («…то сделай…»). Скажем, при добавлении новой карточки в Trello, система будет автоматически фиксировать событие в календаре Google. 

Другой пример: заполняя форму на сайте, пользователь указывает email, который без участия администратора отправляется в базу данных, и одновременно, сервис запускает сценарий ответа, сообщая клиенту об удачной регистрации. 

В рамках запа можно настроить поиск и отправку писем в Gmail, подключить автоматическое форматирование данных (чисел, текста, CSV-файлов), указать условия активации избранных сценариев при определенных условиях, установить временной интервал запуска задач и приоритет событий.

Действий в запе может быть несколько, и этот момент необходимо учитывать при выборе тарифного плана, так как ценообразование в сервисе связано с количеством ежемесячно выполняемых задач.

Преимущества и недостатки Zapier

Сочетание функциональности и технической доступности, делает Zapier одним из наиболее актуальных средств автоматизации бизнеса и позволяет на равных конкурировать с такими платформами, как Integromat, IFTTT, Boomi, N8N. 

Причины популярности Zapier

• Большая база приложений — в экосистеме сервиса свыше 7 тысяч интеграций для автоматизации производительности, маркетинга, продаж, поддержки клиентов.
• Линейный интерфейс с механизмом drag-and-drop дает возможность технически неподготовленным пользователям конструировать любые по масштабу и сложности сценарии, легко управляя трафиком данных между платформами.

• Гибкость настроек: сервис учитывает потребности всех аудиторий, предлагая разные по функциональности решения как новичкам, так и продвинутым разработчикам, последним открыт доступ к мощному API.
• Инструменты визуализации и совместный доступ помогают наглядно схематизировать рабочие процессы, упрощая восприятие и делая понятными всем членам команды.
• Искусственный интеллект — новое направление в развитии Zapier. Поддержка ИИ бесшовно встроена в каждый продукт платформы, расширяя возможности администратора за счет оптимизации скорости и точности решений.
• Удобная модель ценообразования, в основе которой плавное повышение лимитов с оплатой за фактическое количество задач. Готовые пакеты функций для частных пользователей и предприятий.

Ошибки и тонкие места: на что обратить внимание

Как и всякой большой системе, местами, Zapier не хватает стабильности. Согласно недавнему отчету компании, 28% пользователей минимум раз в неделю сталкиваются с проблемами.

По статистике чаще всего клиенты жалуются на ошибки 400 (уровень сервиса) и 500 (уровень приложения). 

Коды «популярных» ошибок Zapier 

• 400 «Неверный запрос»: принимающее приложение не может обработать структуру данных из Zapier. Перепроверьте настройки полей шага Zap.
• 401 «Неавторизованно»: повторно авторизуйте приложение; учетные данные устарели или срок действия токена истек.
• 403 «Запрещено»: вашему уровню доступа не хватает необходимых разрешений в интегрированном приложении или наборе данных. По возможности обновите приложение.
• 404 «Не найдено»: элемент, на который воздействует шаг Zap, не был найден в приложении назначения. Проверьте, не удалены ли записи, не потеряны ли связи между идентификаторами. При возможности восстановите или создайте запись заново.
• 503 «Сервис недоступен»: приложение-адресат не работает или работает с перебоями/сниженной производительностью. Проверьте страницу состояния и обратитесь в службу поддержки, если проблема не устранена.
• 504 «Превышено время ожидания шлюза»: приложению потребовалось слишком много времени (30–60 секунд), чтобы ответить на запрос серверов Zapier. Повторите попытку позже или обратитесь в службу поддержки для проверки производительности.

Если самостоятельные попытки исправить ситуацию с ошибкой 400 неэффективны, рекомендуем обращаться в техническую службу Zapier, если проблема обозначена кодом 500, к администраторам приложения.

Практика показывает, что значительная часть сбоев, как правило, вызвана ошибками самих пользователей при настройке Zaps или попытками интеграций нестандартных/«сырых» сервисов и сложных сценариев. Например, платформа автоматически будет ограничивать количество логических развилок, если их больше пяти. 

Также возможны задержки в выполнении операций при слишком большом объеме информации: в отличие от аналогов, того же Integromat, Zapier обрабатывает данные последовательно, а не параллельно — это здорово тормозит процесс.

Эрго: решению большинства проблем помогут внимательность, регулярный аудит ошибок и своевременное обновление инструментов. В особенно тяжелых случаях обращайтесь в техподдержку или сообщество Zapier.

Кейсы успешных интеграций

Чем на практике возможности сервиса могут помочь бизнесу? Мы собрали несколько примеров из общей и собственной практики.

• Автоматическое создание задач в интерфейсах CPM-систем типа Trello, Asana, KanbanFlow, Todoist, Jira, при получении нового письма в Gmail, заполнении клиентом формы, помещении товара в корзину и т. д.
• Оптимизация взаимодействия с клиентами при помощи ИИ: подключение бота через Push to Zapier экономит массу времени. Машина сама соберет целевые запросы вашей аудитории по всем каналам, отфильтрует и направит к нужному сотруднику. 
• Оперативное оповещение клиентов о статусе обращения, покупки. Например, автоматическое уведомление на email или в мессенджер о передаче заявки персональному менеджеру, поступлении товара на склад или отправке. 
• Создание воркфлоу, в котором происходит непрерывный парсинг контактов на заданных платформах с последующей email-рассылкой. Полученные ответы также автоматически передаются в CRM с параллельным сообщением ответственному специалисту.

• Автопостинг в рамках SMM-продвижения. Zapier позволяет настроить режим публикаций так, что каждый новый пост будет появляться в целевых социальных сетях одновременно или с заданным интервалом. 
• Распределение и синхронизация данных по HR-базам компании. При помощи Zapier-автоматизаций можно создать правила для всех приложений компании, при которых изменения в профиле сотрудника тут же дублируется в связанных сервисах.
• Контроль процессов. Интеграция инструментов Zapier упрощает менеджмент команды. Например, если создать Zap для автоматического сохранения файлов из рабочих программ персонала в общее хранилище, с рассылкой уведомлений об изменениях на канбан-панель или в корпоративный мессенджер, то руководитель проекта в режиме реального времени сможет наблюдать за прогрессом. 

Увидеть еще больше реальных кейсов для B2B с участием Zapier, а также лучше познакомиться со скилами нашей команды можно здесь.

Пошаговое руководство по созданию учетной записи и настройке первого Zap

Удобство Zapier в том, что для настройки не нужен кодинг. Любой, кто заинтересован в автоматизации, может создавать собственные действия и триггеры, не погружаясь в программирование и не привлекая дорогих специалистов. 

Настраиваем первый Zap

Шаг 1: Создание учетной записи:

• перейдите на сайт Zapier и нажмите «Зарегистрироваться»;
• введите адрес электронной почты, создайте пароль или зарегистрируйтесь, используя учетную запись Google или Microsoft;
• подтвердите адрес электронной почты, нажав на ссылку, отправленную на ваш почтовый ящик.

Шаг 2: Настройка Zap

Есть два способа. Первый — с помощью карты автоматизации рабочих процессов, где вы можете настроить триггеры и действия между приложениями. Вот пример настройки простого Zap между Gmail и Trello:

• после входа в систему нажмите на кнопку «Создать Zap»;
• выберите Gmail в качестве приложения-триггера;
• выберите «Новое электронное письмо» в качестве триггерного события;
• подключите свое приложение Trigger, выполнив процедуру OAuth и предоставив необходимые разрешения;
• выберите Trello в качестве приложения для действий;
• выберите действие «Создать карточку»;
• подключите приложение Action, аналогичное процессу приложения Trigger;
• настройте действие, сопоставив информацию из приложения-триггера (например, тему электронного письма с заголовком карточки Trello);
• протестируйте получившийся Zap, чтобы убедиться, что он работает правильно, затем включите его.

Второй способ — привлечь Copilot, ИИ-помощника Zapier. Это — робот, который помогает создавать Zap от начала до конца, предлагая нужные приложения, триггеры и действия. 

Если ручная автоматизация покажется сложной задачей, вы всегда можете использовать его, чтобы организовать идеальный сценарий, просто общаясь в чате и описывая свою проблему.

Сколько стоит

Стоимость Zapier, как уже говорилось, легко трансформируется в обе стороны в зависимости от динамики использования. 

Сервис предлагает четыре категории инструментов:

• zaps
• таблицы;
• интерфейсы;
• чат-боты.

Каждая из категорий, в свою очередь, содержит несколько готовых пакетов, рассчитанных на определенный уровень задач:

• бесплатный;
• профессиональный;
• командный;
• для организаций (доступен только для Zaps).

Бесплатный план не имеет ограничений пробного периода и предоставляет доступ к базовым функциям всех категорий: запам, интерфейсам, ботам. Это удобное решение для всех, кто только знакомится с возможностями автоматизации или не имеет серьезных требований к сложности рабочих процессов.

У него есть лимит — 750 задач, 2 чат-бота, 2 интерфейса и 5 таблиц в месяц, но нет ограничений по количеству Zaps и присутствует возможность создания двухэтапных команд. Словом, достаточно, чтобы понять суть технологии и потенциал сервиса без вложений.

Платные планы Zapier подойдут тем пользователям, задачи которых требуют больше мощности и функциональности.

Например:

• тариф «Профессиональный» позволяет создавать уже многоступенчатые запы с неограниченным количеством избранных приложений;
• «Командный» подразумевает расширенный доступ к настройкам нескольких администраторов и общие рабочие пространства;
• «Предприятие» дает высший уровень безопасности, выделенный аккаунт, и персонального менеджера.

Большинству частных клиентов, представляющих малый бизнес, будет достаточно начального тарифа «Профессиональный» (от 29,99$), крупным компаниям и масштабным проектам, вероятно, понадобится «Командный» (от 103,50$), а для корпоративных нужд лучше использовать Enterprise — пакет с максимальным техническим оснащением, расширенными правами администратора и доступом ко всем актуальным решениям платформы.

Детально узнать о каждом тарифе и выбрать подходящий можно здесь.

Вывод

В среде платформ для автоматизации рабочих процессов Zapier, очевидно, занимает одну из топовых позиций, выгодно отличаясь технической доступностью (зерокодинг), функциональностью и лучшей из доступных на сегодня библиотекой приложений. 

Сервис идеально подходит небольшим компаниям в любой отрасли, которые выросли до необходимости автоматизировать ежедневную рутину рабочих процессов, но в силу различных причин (рентабельность, отсутствие опыта в кодинге) не рассматривают самостоятельную разработку нужного софт-обеспечения.

Справиться с Zapier сможет любой, кто смог создать успешный бизнес, а чтобы выжать из него возможный максимум, всегда можно обратиться к нам.