Организация онбординга в технологической компании

August 17 2023
Старт
Все по шаблону
Добавление новичка в проекты Jira
Проверка и собеседование

Когда в компанию приходит новый член команды, его нужно быстро познакомить с процессами, объяснить, как мы работаем, передать ему регламенты и проверить, все ли он правильно понял. Это долго.

Чтобы каждый раз ничего не придумывать заново, мы сделали онбординг:

  • Прописали регламент, чтобы любой человек мог справиться с этим — например, если менеджер по онбордингу в отпуске.
  • Сделали шаблоны писем, инструкции и чек-листы — менеджеру не нужно вспоминать нюансы.
  • Максимально автоматизировали процесс — новичок двигается по готовой карте, объем переписки минимальный, а скорость и эффективности максимальные.

Шаг 1. Старт

Тот, кому поручено провести онбординг, получает данные нового члена команды от HR: email, имя, фамилию, должность, список проектов для него. Затем присылает новенькому приглашение в рабочий чат (Slack) — все общение будет происходит только в рабочем мессенджере. Как только это происходит, запускаются параллельные цепочки событий в Zapier.

Zapier — это сервис для связи разных приложений. Он собирает данные и по настраиваемым триггерам запускает события. Например, ему можно сказать: когда появилось новое письмо, отправь мне текст на другой адрес, картинки сохрани в облако, а моему коллеге скажи, что я взял письмо в работу. Цепочки действий ограничены вашей фантазией.

Через Zapier мы сделали бота, который управляет всем процессом. Триггер для старта — отправка новичку письма для регистрации в Slack. После бот сразу отправляет на почту приглашение в таск-менеджер (Jira) и приветственное сообщение в чат.

Приветственное сообщение новому сотруднику в рабочем чате.

Такое сообщение — первый шаг для работы с нашей системой:

  • «WB—Tech: начало работы» — это файл с описанием общих процессов и принципов нашей компании. Например, там есть раздел с контактами, чтобы новичок понял, как и где можно найти конкретного специалиста.
  • Должностной регламент — в этом облаке есть папки с ролями. Там должностные инструкции для каждой специальности внутри компании и важные нюансы. Например, там есть и инструкция для менеджера по онбордингу.
  • Jira — это таск-трекер, в котором находятся все задачи команды.

Как только новичок зарегистрируется в рабочем чате, бот отправляет сообщение и менеджеру по онбордингу с чек-листом его действий.

Список действий менеджеру для онбординга сотрудника.

Дальше расскажем, что означают все эти ключи и функции.

Получается, бот выполняет три действия одновременно:

  • присылает приветственное сообщение в Slack новичку;
  • отправляет менеджеру чек-лист по онбордингу;
  • делает новичку приглашение в Jira.

Пока менеджер занимается доступами и задачей в таск-трекере (Jira), бот уже отправил финансовому директору сообщение о появлении нового члена команды и добавил его в финансовый сервис (Финолог). Там нужно заполнить данные по новенькому, чтобы не было проблем с финансовыми и бухгалтерскими процессами.

Шаг 2. Все по шаблону

Чтобы поставить задачу-знакомства в Jira, менеджеру не нужно ничего придумывать заново, нужно просто использовать шаблон из регламентов.

Менеджер ставит первую задача новенькому в таск-трекер — Изучить регламент WB—Tech.

Менеджер может просто скопировать текст из шаблона в Jira. Новичку удобно — он знакомится с нашими процессами и заодно разбирается в интерфейсе трекера, если до этого не сталкивался с подобными сервисами. Мы же видим, сколько времени это заняло.

Шаг 3. Добавление новичка в проекты Jira

Шаг, который невозможно автоматизировать до конца, потому что он каждый раз уникальный — менеджеру нужно отправить новичку список ссылок на проекты в Jira, в которых он будет работать. Саму рассылку сделает бот, но его придется попросить об этом — через функцию Push to Zapier в Slack сказать ему электронный адрес члена команды и ключи проектов.

Список ключей у менеджера уже есть — они пришли еще в первом чек-листе онбординг. Когда менеджер закончит, новенький получит автоматическое письмо со всеми ссылками.

Бот отправляет сообщение новичку с уникальным списком проектов.

Шаг 4. Проверка и собеседование

Последние этапы онбординга. Сначала нужно выяснить, насколько был внимателен новый член команды, во всем ли он разобрался. Для этого есть чек-лист.

Менеджер смотрит, как новичок провел задачу по статусам, верно ли он заполнил профиль в Slack и в Jira, записал ли время, потраченное на задачу. Фиксирует, где новенький задавал вопросы. Если в самой задаче или в каналах  Slack — хорошо. В личных сообщениях — плохо.

Дальше созвон. Снова не нужно ничего придумывать, достаточно идти по готовым пунктам:

  • Менеджер рассказывает, зачем нужны регламенты, чем они помогают команде.
  • Комментирует процессы — как выполнил первую задачу новичок, какие пункты вызвали сложности, какие вообще не сделал.
  • Проговаривает, где искать задачи и проекты, зачем нужна личная доска и по какому принципу на ней появляются задачи, что такое карточка члена команды и в каком случае в нее записывать время, какие есть способы записать время.
  • Если нужно, отвечает на все вопросы.

Онбординг у нас — это гибкий процесс. Мы собираем обратную связь от новичков, прорабатываем узкие места и меняем алгоритм. Как вам кажется, что еще можно автоматизировать и упростить?

P.S. Если хотите сократить время вовлечения новичка в команду до 1 дня и сделать процесс автоматизированным, напишите нам.

Автор статьи
Мария Михневич
Менеджер команды WB—Tech. Администратор таск-трекера Jira

Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей

    ИП Гришанин Кирилл Олегович
    ИНН 774313842609

    Подписаться на новости блога

      Подписаться на обновления блога

      Коворкинг Starthub

      Б. Новодмитровская ул., 36, стр. 12, вход 6,
      Москва, Россия, 127015

      Коворкинг Wework

      Ahad Ha'am 54,Tel Aviv-Yafo,Израиль

      © 2023 WB—Tech. Мы разрабатываем уникальные решения для компаний из России, США и Европы.