Просмотр и управление своими задачами в Jira при помощи одной доски

29 апреля 2022

Есть компании, где каждый сотрудник может иметь задачи в разных проектах. Для их отслеживания он проделывает длинный путь поиска: заходит в меню, переключается с одного проекта на другой, применяет быстрые фильтры по участнику и только затем рассматривает свои карточки задач, например, на спринт. Не исключено, что появится необходимость уточнить задачи в другом проекте. Тут либо открывать другую вкладку в браузере, чтобы видеть одновременно задачи с первого проекта, либо переключиться между досками проектов и потерять из виду задачи текущего проекта недели.

В WB—Tech каждый сотрудник может участвовать более чем в 4-х проектах, что и навело нас на идею создания личных досок.

Как настроить личную доску в Jira

Личная доска
Что такое Личная доска
Как создать Личную доску
Чем полезна Личная доска
Что еще нужно знать о Личных досках
Вместо окончания

Личная доска

Что такое Личная доска

Личная доска показывает только ваши задачи со всех досок проектов, где вы внесены как исполнитель, с расстановкой приоритетов, чем предстоит заниматься (канбанные задачи) и что успеть сделать за неделю (спринтовые задачи).

По опыту нашей компании и компаний клиентов личная доска полезна и применима для любого бизнеса. Даже если штат всего 10 человек. Тем более, если стартап, лучше сразу включаться в работу через создание личных досок.

Пример личной доски сотрудника.

Как создать Личную доску

  1. Перед созданием личной доски необходимо задать JQL-фильтр.
    assignee = {assignee ID} AND resolution = Unresolved OR assignee = {assignee ID} AND resolutiondate >= startOfWeek()
Зайдите в расширенный поиск задач в разделе Фильтры.
Переключитесь на JQL.
Начните вводить имя пользователя, чтобы найти assignee ID.
Убедитесь, что поиск отображает нужные задачи, и сохраните JQL-фильтр.

JQL-фильтр по умолчанию закрыт и является персональным, поэтому после создания откройте доступ нужным группам или сотрудникам на чтение фильтра.

  1. Выбираем конфигурацию доски Scrum и указываем созданный заранее фильтр.

Задачи канбана тоже будут видны на доске.

Создание и выбор конфигурации доски с использованием сохраненных фильтров.
  1. Далее конфигурируем доску.

Так выглядит доска в базовом виде:

Базовый вид личной доски.

Вы можете изменить колонки и включить Дорожки (Swimlanes), чтобы разделить доску на полоски по проектам.

Откройте настройки доски.
Вкладка Дорожки в настройках доски.

Вид доски после всех настроек:

Пример настройки и разбивки по столбцам личной доски.
Пример Swimlane компоновки по спринтовым и канбанным задачам.

Возможен такой вариант событий: поддержка сообщает, что доску для вас создали. Смотрите в меню Профиля и настроек, а строки Ваши доски (Your boards) нет.

Отсутствующая строка в меню и что ожидается увидеть.

Переход на доску появится не сразу, и придется подождать. Дайте Jira запомнить действие. Если нужно срочно начать работу через личную доску, можно прибегнуть к переходу к ней через ссылку, которую вам даст админ, и далее через выпадающее меню Планирование (Planning).

Временный путь расположения доски.

Где искать личную доску потом:

Три варианта перехода к личной доске.

Чем полезна Личная доска

Личные доски — практика не распространенная. Обычно в компаниях все исполнители «живут» в одном проекте, ориентируются на общую доску проекта и фильтрами вычленяют конкретно свои карточки задач в ней.

В WB—Tech большинство задач кросс-командные, и личные доски выручают туннельно посмотреть на свою текущую неделю по всем спринтам и канбанным задачам в разделе Бэклог.

Главные плюсы в работе с личными досками:

  • Перемещений между проектами по доскам станет меньше.
    То есть без нее приходится постоянно обращаться к меню проектов, в проекте прибегать к быстрым фильтрам и смотреть, какие задачи назначены.
  • Максимально четкая постановка задач с фильтрами по Бэклогу и Активным спринтам только с вашим участием.
Фильтр задач на личной доске по Бэклогу.

В этом разделе отражены все задачи, где сотрудник указан как исполнитель.

Фильтр задач на личной доске по Активным спринтам.

В этом разделе видны tasks из активного спринта. Они распределены по колонкам по статусу и по swimlane строкам: скрам и канбан проекты.

  • Удобство планирования.
    Наблюдая задачи и из бэклога, и из спринта, исполнитель оценивает свои возможности и планирует будущую неделю на регулярных планерках.

Создание личной доски — это забота о сотруднике, о его комфорте в работе.

Что еще нужно знать о Личных досках

  • Почему доска Личная, а создает ее jira-админ?
    Потому что пользователь не сможет создать себе доску по нормативам. Само вмешательство пользователя в настройки личной доски, фильтры или конфигурацию может повлечь потерю видимости некоторых задач на доске. Потом будут вопросы “Почему задача не выполнена? — На доске не было”.
  • Сотрудник зашел в настройки личной доски и добавил новые колонки, необходимые на его взгляд. Но задачу перетянуть в новый столбец Jira не позволяет. Почему?
    Значит нужны права на перетаскивание в созданные столбцы. Нужно будет запросить у jira-админа права на управление задачами в столбцах. Но мы не рекомендуем давать доступ сотрудникам к самостоятельному изменению настроек доски. Подобное вмешательство искажает workflow задач.
  • Как зайти на личную доску другого сотрудника?
    По ссылке, которая формируется jira-мастером, или через расширенные фильтры. В последнем случае задачи будут указаны в формате списка со статусами, не в виде доски.

Для поиска сотрудника и назначенных на него задач через расширенные фильтры на панели навигации нажимаем Фильтры (Filtrs) -> Расширенный поиск задач (Advanced issue search).

Зайдите в расширенный поиск задач в разделе Фильтры.
Переключитесь на базовую версию (Switch to basic).

Прописываем имя сотрудника в колонке Исполнитель (Assignee) и получаем результат по поиску.

Использование фильтров в Jira для просмотра задач сотрудника.

Также к личной доске пользователя можно задать требование прав доступа. Тогда не все смогут ее открыть. Или откроют, но с вероятностью, что не все задачи отображены, так как проекты могут быть засекречены.

Например, у редактора есть доступ только к проекту «Блог». Зайдя на доску руководителя проекта, редактор видит задачи только из проекта «Блог». Из других проектов, где участвует данный сотрудник, задачи отображены не будут.

Или редактор отвечает за визуальный контент статьи. За создание визуала отвечает дизайнер. Поджимает срок, а визуала нет. Редактор может зайти на доску дизайнера и посмотреть, какие еще задачи у него в работе, в чем может быть проблема. На этом выстраивается конструктивный диалог с коллегой для продвижения в деле выпуска статьи.

Прямая заинтересованность «картиной» на доске сотрудника есть у руководителя или администратора проекта.

Дополнительные вопросы

  • Как ограничить просмотр определенной колонки на доске?
    Колонки будут видны всем. Их скрыть нельзя.
  • Как скрыть некоторые задачи на доске?
    На доске отображаются задачи, к которым настроены уникальные фильтры. Есть фильтр — можно увидеть, нет фильтра — нельзя увидеть.

Например, настройка доступа Security level позволяет скрыть проект от всех, кроме заданного списка лиц. И соответственно в столбцах задачи не отобразятся. В основном этот фильтр применяется к финансовым проектам.

  • Можно ли создавать задачи на своей доске?
    Да, можно. В активный спринт любой сотрудник может поставить задачу из бэклога или создать новую.
  • Как скрыть личную доску от администратора?
    У jira-админа нет такой рабочей задачи, как следить за выполнением тасков других сотрудников. Его задача помочь настроить процесс, улучшить рабочее пространство, чтобы все у всех работало. Так что, встречный вопрос, зачем вам это понадобилось?

Вместо окончания

Задаются ли в вашей компании вопросом как сделать пространство в Jira для сотрудника удобнее? Опыт подсказывает, что управляющий менеджмент делится на два лагеря. Одним достаточно общих канбанных и спринтовых досок с быстрыми фильтрами. Другие, узнав о такой возможности, пробуют рассмотреть и внедрить методику личных досок.

Мы в команде WB—Tech пользуемся личными досками не первый год. С ними даже наши новички лучше ориентируются по своим задачам.
Остались вопросы — напишите нам!

PS Расскажите, как у вас поменялось восприятие рабочего процесса с личными досками?

Автор статьи
Василий Матвеев

Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей

Наши клиенты

WBTech - Клиенты - МТС
WBTech - Клиенты - Высшая Школа Экономики
WBTech - Клиенты - Лента
WBTech - Клиенты - Верный
WBTech - Клиенты - Рамблер
WBTech - Клиенты - Совкомбанк
WBTech - Клиенты - Билайн
WBTech - Клиенты - Леруа Мерлен
WBTech - Клиенты - Ульяна Сергеенко
WBTech - Клиенты - Правительство Москвы
ИП Гришанин Кирилл Олегович
ИНН 774313842609
Коворкинг Starthub
Б. Новодмитровская ул., 36, стр. 12, вход 6, Москва, Россия, 127015
Коворкинг Wework
Ahad Ha'am 54, Tel Aviv-Yafo, Израиль