Чтобы важные документы не терялись и всегда были под рукой, используйте платформы DMS, такие как Google Drive, Microsoft SharePoint или российские системы электронного документооборота (СЭД) — 1С:Документооборот, «Авандок», ELMA 365. Организуйте файлы с помощью тегов, папок и автоматизированных бэкапов, обучите сотрудников правилам безопасности.
Автоматизируйте документооборот
83% сотрудников вынуждены создавать заново уже существующие файлы, потому что не могут их найти в бумажном/цифровом хаосе. В то же время по данным McKinsey, минимум 50% рабочих активностей любой компании могут быть автоматизированы в течение нескольких дней.
Внедрение систем управления документами
DMS — это программное обеспечение для хранения, поиска и совместной работы с документами. Базовый набор опций такого сервиса в 2025 году:
- централизованное хранение — облачный репозиторий для безопасного хранения документов с легким доступом;
- контроль версий — отслеживание изменений в документах с сохранением истории редактирований;
- управление доступом — ролевые разрешения для контроля просмотра и редактирования файлов;
- расширенный поиск — интеллектуальный (AI) поиск по метаданным и содержимому;
- автоматизация workflow — автоматическая маршрутизация и трекинг процессов;
- соответствие нормам — встроенные инструменты для соблюдения регуляций и аудита;
- коллаборация в реальном времени — совместное редактирование и обмен файлами.
Анализ показывает преобладание моделей с разовыми лицензиями и ежегодным обслуживанием. Размер среднего стартового тарифа составляет около 6–10 тыс. руб. за пользователя и начинается от 5–10 лицензий.
Систематизируйте файлы и документы
Рекомендации по настройке и использованию системы.
- Используйте последовательную иерархию папок и метаданных, организуйте документы по отделам, проектам и типам (контракты, отчеты, внутренние инструкции), добавляя теги для быстрого поиска.
- Если внедрить автоматизированные правила индексации — в большинстве ЭДО это делается через настройки метаданных, все процессы пойдут быстрее.
- Подключите ЭДО (электронный документооборот) к CRM и ERP-системам или облачным хранилищам вроде Google Drive. Это обеспечит стабильный обмен данными и ускорит утверждение документов на 30%.
- Активируйте версионирование файлов — это позволит отслеживать изменения и восстанавливать предыдущие версии, предотвращая потери данных от ошибок.
- Настройте многоуровневый контроль доступа: назначьте роли пользователям (администратор, менеджер, сотрудник) и ограничьте права на просмотр, редактирование или удаление файлов.
- Внедрите шифрование данных на уровне хранения и передачи (AES-256 или аналог), а также многофакторную аутентификацию (MFA) для всех пользователей. Такие меры способны снизить риск фишинга на 99%.
- Регулярно проводите аудиты: настройте логирование действий и автоматические отчеты о подозрительной активности. Это поможет выявить уязвимости заранее. Кроме того, активируйте резервное копирование с частотой не реже ежедневной и хранением в гео-распределенных облаках.
- Внедрите поисковые инструменты: настройте полнотекстовый поиск с поддержкой OCR (распознавание текста в сканах) для старых документов. Это ускорит доступ к информации, особенно, если объем данных велик.
- Автоматизируйте рутинные задачи — настройте workflow для маршрутизации документов (например, автоматическая отправка на утверждение после создания). Многим компаниям это помогло снизить время до утверждения задач и решений на 70%.
- Убедитесь, что СЭД адаптирована для смартфонов и планшетов, с офлайн-режимом для редактирования. Регулярно обновляйте ПО, чтобы использовать новые функции.
Согласно отчету Zapier, 76% офисных работников тратят от 1 до 3 часов в день на ручной ввод данных. 83% работников тратят время на поиск, а 7,5% бумаг теряются навсегда. Единственный способ чтобы документы не терялись — систематизация посредством систем электронного документооборота. В них есть все, что нужно современной компании для точной, быстрой и безопасной работы с документами. Более подробно про Zapier и его функционале вы можете прочитать в нашей статье.
