Старые системы обращения с документами слишком трудоемки, подвержены рискам воздействия «человеческого фактора», и, в конечном счете, просто неэффективны. Поэтому в данной статье мы разберем как автоматизация документооборота с помощью ИИ внедряется в компании. Для практиков наибольший интерес в данной сфере представляют ИИ-решения, которые позволяют освободить сотрудников от совершения рутинных операций. Не зря сейчас четверть международных компаний интегрировали ИИ в свою деятельность. И степень интереса только растет: более 80% топ-менеджеров нацелены на полноценное внедрение нейросетей в бизнес-процессы на горизонте 2025-26 годов.
Понятие автоматизации в документообороте
Исследования показывают, что рабочие процессы продолжают страдать от человеческих недостатков:
- 80% сотрудников и руководителей ощущают нехватку сил и времени;
- средний сотрудник отвлекается каждые 2 минуты;
- в среднем за день у работника происходит 275 прерываний;
- 60% рабочих встреч происходит в спонтанном формате.
Все это снижает эффективность работы человеческого персонала, в том числе в сфере обращения с документами. Поэтому тема “автоматизация документооборота” приобретает для бизнеса все большую актуальность, тем более, что постоянно появляются соответствующие программные решения. Сейчас стало возможным массовое распознавание даже сложных документов, с последующим извлечением данных и совершением шаблонных действий, интеграцией функций классификации и поиска. Прогрессу способствовало как развитие новых технологий, так и совершенствование моделей ИИ.
Рисунок 1. Ключевые технологии, сделавшие возможным массовую автоматизацию документооборота
Сейчас новые решения по автоматизации работы с документами доступны для обычных пользователей, в том числе малого бизнеса и стартапов. Базовые возможности многих сервисов бесплатны или доступны в демоверсии. Однако для более глубокой и массовой обработки документов требуются более продвинутые решения.
Рисунок 2. Примеры сервисов для обработки документов
В целом зарубежные сервисы более технологичны и больше подходят для автоматизации. Но санкции и политика давления на зарубежные аналоги стимулируют процессы перехода на российские решения. Дополнительными их плюсами является интеграция с отечественными системами ЭДО и лучшее понимание специфики русского языка.
Этапы внедрения
Внедрение решений по автоматизации документооборота зависит от сферы их применения. Выделяют следующие ключевые направления:
- Структурирование информации из файлов различных форматов (PDF, сканы изображений и т.д.). Сервисы выделяют нужные поля и группируют данные.
- Классификация по заданным признакам (тип, сроки и т.д.). Отобранные документы автоматически отправляются в нужные подразделения.
- Проверка корректности документов. Функция нацелена на профилактику рисков мошенничества и ошибок.
- Стандартизация документов. Они приводятся к единому для всей организации (ее подразделений) формату, соответствующему отраслевым нормам.
- Сравнение документов. Позволяет сравнивать разные версии одного документа.
- Суммаризация. Излагаются выводы по одному или нескольким документам. Возможно дальнейшее уточнение по всей базе.
- Автоматизация форм и шаблонов. Стандартные данные переносятся из одних документов в другие.
- Создание документов на базе шаблонов и актуального контекста.
После отбора нужных направлений автоматизации оценивается следующие параметры: бюджет, выбор доступных сервисов, сроки внедрения, степень интеграции с действующим программным обеспечением, готовность к возможному масштабированию.
Отдельным этапом идет оценка и профилактика рисков. Требуется заранее определить проблемы, связанные с конфиденциальностью данных, уровнями доступа, учетом «человеческого фактора», кибербезопасностью. Автоматизация влечет и юридические риски — некорректно заполненные документы могут привести к проблемам с банком или ФНС.
В целом при полноценном внедрении, автоматизация документооборота появится в вашей компании ориентировочно от 3 до 6 месяцев.
Особенности автоматизации
Теоретически понятно, что бизнес получает значительные выгоды от автоматизации. Увеличивается скорость документооборота, снижается стоимость обработки документов, сокращается потребность в занятом рутинными операциями персонале и т.д.
Для иллюстрации выгод внедрения автоматизации стоит привести несколько примеров:
- АО «ОДК-Авиадвигатель» внедрил систему Directum RX Intelligence для работы с бумажной документацией. Результат: скорость обработки документов возросла на 60%, а время подготовки резолюций сократилось на 40%.
- Тот же поставщик внедрил ИИ-систему, которая позволила автоматически обрабатывать 6,5 тыс. писем и документов в месяц. Результат: скорость отправки стандартных документов снизилась с 3 дней до 2 минут, а время их обработки уменьшилось в 3 раза.
- «Русатом» внедрил систему интеллектуального анализа нормативной документации, что привело к снижению времени обработки на 50%.
- НМИЦ онкологии им. Н.Н. Петрова внедрил решения от Yandex для быстрой обработки медицинских документов. В результате цикл согласования сократился с нескольких месяцев до 5-10 дней.
С другой стороны есть и свои издержки: стоимость установки и обслуживания, затраты на обучение персонала, возросшие риски кибербезопасности, зависимость от определенных сервисов.
Чек-лист по внедрению автоматизации
Как можно оценить, готов ли бизнес к автоматизации документооборота? Для этого можно использовать профильный чек-лист. Каждый утвердительный ответ повышает степень готовности компании.
Таблица 1. Проверка готовности к внедрению автоматизации
| Этап | Критерий | Пояснение |
| Бумажный документооборот заменен ЭДО? | Да | Чем выше степень внедрения, тем легче проходит автоматизация |
| В компании ощущается влияние медленного документооборота? | Да | Если да, то автоматизация действительно нужна, а не является следствием погони за трендами |
| Определены задачи и сферы автоматизации? | Да | Это поможет выяснить, какие конкретные сервисы нужны компании |
| В деятельности компании применяется ИИ? | Да | Это позволит сотрудникам и руководству быстрее освоить автоматизацию |
| Ситуация с кибербезопасностью и защитой данных контролируется? | Да | Это является важной предпосылкой для внедрения профильных сервисов |
Заключение
Внедрение автоматизации документооборота на базе ИИ — устойчивый тренд развития бизнеса. По итогам 2024 года только сектор интеллектуальной обработки документов оценивался в $7,9 млрд. Прогнозируется, что к 2032 он вырастет до $66,7 млрд. Базой для такой динамики является потребность бизнеса в экономии трудозатрат, более эффективном использовании сотрудников, повышении скорости и качества документооборота. Однако предпосылкой для внедрения является не только потребность бизнеса, но и соответствие компании требуемым стандартам. Если вам интересно так же узнать, как сделать так, чтобы документы не терялись, читайте нашу статью.
WB-Tech готов взять на себя весь процесс внедрения системы “автоматизация документооборота” «под ключ», начиная с оценки текущего состояния и заканчивая выбором и внедрением подходящего под конкретные нужды сервиса. Для записи на бесплатный аудит напишите сюда.
